Zpráva o výdajích je zpráva předložená klientovi nebo zaměstnavateli, která uvádí výdaje, které zaměstnanec nebo dodavatel zaplatil při plnění úkolů pro klienta nebo zaměstnavatele. Zprávy o výdajích jsou také vedeny vlastníky podniků pro daňové účely.
Funkce
Zpráva o výdajích dokumentuje náklady na provedení určité činnosti, které jsou předány osobě, organizaci nebo společnosti, jménem které byla činnost vykonávána. Zpráva o výdajích obvykle obsahuje pouze výdaje, které by si chtěl zpracovatel uhradit za vynaložené náklady. Příjmy a deníky jsou obvykle poskytovány na podporu výkazu výdajů, aby se ověřilo, že náklady skutečně vznikly.
Používání
Zpráva o výdajích se často používá k uhrazení smluvních partnerů a zaměstnanců tím, že zajišťuje, že dodržují vnitřní politiku výdajů, stejně jako pravidla pro odpočet výdajů na podnikání. Zprávy o výdajích jsou také uchovány, aby poskytly IRS důkaz, že některé výdaje vznikly v průběhu podnikání.
Nejběžnější výdaje, za které jsou zaměstnanci hrazeny, jsou cestovní, stravovací a zábavní náklady.
Cestovní výdaje
Airfare, kilometry na osobním vozidle, mýtné, poplatky za pronájem automobilů, hotelové pokoje, jídlo na cestě, tipy na hotelové služby a poplatky za parkování na letišti jsou příklady výdajů, které klient nebo zaměstnavatel uhradí, náklady jsou poskytovány.
Výdaje na stravování a zábavu
Přijímaní potenciálního klienta na oběd nebo oslavou propagace v baru u kolegy jsou příklady stravovacích a zábavních výdajů, které může klient nebo zaměstnavatel uhradit, pokud jim bude poskytnuta zpráva o výdajích. Před uhrazením může zaměstnavatel nebo klient požadovat potvrzení, které obsahují tipy na doklady a další poplatky za služby.
Výdaje na kreditní karty
Mnoho organizací a korporací vyžaduje, aby zaměstnanci platili provozní náklady pomocí kreditní karty vydané jménem zaměstnance. Zaměstnanec je často osobně zodpovědný za zaplacení faktury.
Organizace nebo korporace obdrží kopii zákona a uhradí náklady, které jsou zohledněny na tomto účtu kreditní kartou, pouze tehdy, když jsou poskytovány podpůrné doklady, jako jsou potvrzení, protokoly a obchodní odůvodnění ve formě výkazu výdajů.
Varování
Důležité je pochopit nákladovou politiku nebo očekávání klienta / zaměstnavatele předtím, než vzniknou náklady, u nichž se očekává náhrada. Velmi málo věcí může zesílit klienta-dodavatele nebo pracovní poměr rychleji než nesouhlas s penězi.
Často je vhodné uchovat kopii potvrzených dokladů s výkazem výdajů v případě, že je vyžadováno duplicitní podání.
