Všechny společnosti, které zaměstnávají a udržují zaměstnance, by si měly uchovat zaměstnance nebo personální složku pro každého zaměstnance, který si najali. Manažeři lidských zdrojů musí dbát na to, aby nezahrnovali citlivé informace do obecné složky zaměstnanců, jako jsou lékařské, finanční, trestní nebo bezpečnostní záznamy. Tyto typy informací musí být uloženy na zabezpečeném místě podle státních a federálních zákonů. Jiné typy informací, které nejsou citlivé, by měly být uchovávány ve specializovaném souboru zaměstnanců, který by umožnil přezkoumání zaměstnanců nebo jejich použití jako důkazů v soudních sporů o zaměstnání.
Předběžné záznamy o zaměstnanosti
Informace o komunikaci před zaměstnáním, popis pozice, kopie počáteční žádosti o zaměstnání, životopis, poznámky k rozhovoru, nabídky práce, podepsané ověřovací formuláře, jako např. Čtení a porozumění příručce zaměstnanců, by měly být uchovávány ve složce zaměstnance.
Mzdové, mzdové a daňové informace
Tyto typy dokumentů zahrnují časové listy, formuláře W-4 vyplněné zaměstnancem, záznamy o docházkách, povolení k přímému ukládání, roční výkazy W-2 a mandáty na podporu dětí, které ovlivňují mzdové náklady na zaměstnance.
Ocenění, recenze a incidenty
Pokud vaše společnost provádí pravidelné kontroly výkonu, musí být v osobním spisu zaměstnance umístěna kopie každé kontroly týkající se konkrétního zaměstnance. Navíc by měly být ve spisu uvedeny veškeré případy týkající se sporu s jinými zaměstnanci nebo vedením, problematiky chování, schémata nepřítomnosti, špatného výkonu práce a písemných varování.
Školení a vzdělávání
Mnohé pozice vyžadují předběžné a průběžné školení, vzdělávání nebo certifikaci. Zaměstnavatelé by měli vést záznamy o všech vzdělávacích programech, které zaměstnanec dokončí. Pokud byl zaměstnanci vydán certifikát o absolvování konkrétního kurzu týkajícího se práce, měla by být v souboru uložena kopie.
Nouzové kontakty a výhody
Všichni zaměstnavatelé by měli uchovávat seznam osobních kontaktů pro každého zaměstnance, a to bez ohledu na to, zda je pracovní prostředí nebezpečné. Kromě toho by měly být zaznamenány všechny výhody spojené s postavením zaměstnance. Výhody mohou zahrnovat placenou dovolenou, zdravotní pojištění, školné a další pokrytí.
