Dokumentace je součástí každodenního života ve světě osobního, finančního a obecného sběru dat, a proto je pouze správné, aby byly provedeny periodické audity metod zpracování dokumentů. Audit ukazuje, jaká opatření se provádějí, metody, které je třeba změnit, a způsoby, jak tyto změny provést.
Postup zadávání zakázek
Organizace by měla pravidelně ověřovat, zda je dodržován postup při zadávání zakázek. Audit může ukázat, zda organizace v současné době používá metodu správy dokumentace, zda jsou schválené dokumenty schváleny oprávněnými pracovníky a jak efektivně jsou zpracovány změny dokumentů. Tato část auditu může také ukázat, jak jsou přístupné dokumenty.
Ukládání dokumentů
Dokumenty mohou být uloženy v tištěných nebo počítačových souborech. Audit může ukázat, zda jsou systémy pro ukládání záznamů nastaveny podle potřeb organizace. Audit by měl rovněž ukázat, jak dlouho jsou dokumenty v tištěné i elektronické podobě uchovávány. Při auditu musí být stanoveno, zda jsou dokumenty uchovávány v dobrém stavu a chráněny před poškozením, zhoršením nebo ztrátou.
Popis dokumentů
Audit by měl ověřit, jak jsou dokumenty popsány v systému podání organizace. Dokumentace může být uvedena podle jména, čísla nebo popisné formy. Dokument může mít krátký, relevantní popis, který usnadňuje vyhledávání. Audit by měl ukázat, zda jsou dokumenty systematicky podávány podle čísla verze a data revize.
