Politiky a postupy jsou zásadní součástí řízení podniku, protože brání tomu, aby každý zaměstnanec musel znovu objevit kolo a poskytuje standard, na který lze posuzovat individuální výkon.
Jaký je rozdíl mezi zásadami a postupy?
V nejjednodušším pojetí definuje zásada výsledek, zatímco postup definuje prostředky až do konce. Například by mohlo být zásadou společnosti, aby všechny nákupy zaměstnanců byly zrušeny jiným zaměstnancem, zatímco postup, který by umožnil, že příjmy musí obsahovat jak jméno zaměstnance, který uskutečnil nákup, tak i jméno zaměstnance, který ho zazvonil nahoru.
Jak mám rozvíjet zásady společnosti?
Bylo by hezké, kdybyste dokázali sestavit kompletní soubor firemních zásad při prvním otevření vašeho podnikání a nikdy je nebudete muset znovu navštívit. Kniha zásad a postupů by však měla být považována za živý dokument, přičemž podle potřeby vzniknou nové zásady.
Kdy je třeba změnit zásady a postupy?
Jedním z nejlepších příkladů, kdy by politika mohla být aktualizována, je situace, kdy podnik převádí z ručního systému na elektronickou správu.
Pokud mohou být zásady a postupy změněny, proč musí být napsány?
Uchovávání všech zásad a postupů v písemné podobě zlepšuje šance, že budou všem zaměstnancům společnosti uplatňováni spravedlivě a nestranně. Například, pokud manažer odvádí zaměstnance, aby jedl bramborové žetony z dopravního pásu, mohl by zaměstnanec tvrdit, že je nevědomý o pojistce, pokud mu nebyla předána kopie příručky zaměstnance, která by předem stanovila zásadu "bez stravování".
Jak mohou být zásady a postupy použity pro hodnocení výkonu?
Jasné zásady a postupy umožňují každému zaměstnanci vědět, jak bude soudit, a každý manažer může objektivně porovnat jednotlivé výkony. Pokud je například pravidlo, že každý zaměstnanec provádí pět kontrol kvality za hodinu a zdokumentuje své šeky v deníku, je pro manažera velmi snadné se posadit na konci dne a zjistit, kdo splňuje standard a kdo není.
Jak by měl správce používat standardy politiky a výkonu?
Manažeři mohou každodenně používat standardy jako koučovací momenty, ukazovat zaměstnance, kde se jeho výkon potřebuje zlepšit nebo kde je jeho výkon hvězdný. Na konci určitého časového období může každý zaměstnanec vykazovat průměrnou výkonnost ve srovnání se standardem a rozhodnutí, jako například zvyšování zásluh, propagace nebo dokonce uchovávání zaměstnanců, mohou být učiněny objektivně, spravedlivě a nestranně.
