Politiky a postupy, pokud jsou napsány, poskytují manažerům a zaměstnancům pokyny pro spravedlivé, jednotné, logické a právní zacházení s každým v organizaci nebo společnosti. Politiky stanovují pravidla a postupy poskytují způsoby, jak by měly být politiky prováděny.
Proč jsou potřeba politiky a postupy
Politiky a postupy poskytují základ pro důsledné chování bez ohledu na statut nebo délku trvání osob, které je provádějí. Nabízejí příležitost k rychlejším reakcím na otázky nebo obavy ohledně toho, co dělat. Protože poskytují relativní jednotnost, je možné, aby byla větší zodpovědnost možná. Politiky a postupy také pomáhají zajistit, aby akce byly zákonné a včasné.
Pětistupňový plán pro jejich vytvoření
První krok vyžaduje studii o minulých nebo současných zásadách a postupech. Je rozumné podívat se na to, co dělají ostatní v této oblasti, abyste zjistili, co může být chybějící, zvláště pokud se vaše organizace nebo společnost značně liší. Ti, kteří budou zodpovědní za sledování politik a postupů, a osoby, které jsou jimi postiženy, by měly být pohovory.
Ve druhém kroku vyzbrojeného nejnovějšími údaji je třeba formulovat a distribuovat nové nebo revidované zásady a postupy. Třetím krokem je realizační fáze. Je-li požadováno školení zaměstnanců, je to čas, kdy je to třeba provést. Postupně se krok čtvrtý snaží vyhodnotit, co bylo provedeno, aby bylo možné v případě potřeby provést změny.
Poslední krok, založený na průběžných hodnoceních politik a postupů a změnách v životním prostředí, spočívá v aktualizaci, takže proces zůstává aktuální. Mohou být schváleny nové státní nebo federální zákony nebo vyhlášeny nové předpisy.
Politiky a postupy v oblasti lidských zdrojů
Oddělení lidských zdrojů je na seznamu nejdůležitější pro požadovanou implementaci. Nábor, nábor a střelba, kontrola výkonnosti personálu, doba a docházka a dovolená jsou jen některé z důležitých oblastí, které musí být pokryty. Zahrnuty budou určitě sexuální obtěžování obavy, poradci a okrajové výhody.
Jiné oblasti, které mohou vyžadovat zásady a postupy
Mzdové, účetní a finanční oddělení vyžadují zásady a postupy. Inventář, nabídka a nákup; počítače, intranet a internet; zákaznický servis, bezpečnost výrobků a stažení z trhu; zabezpečení, obnovení po havárii; a prodej a marketing jsou jistě dalšími oblastmi, které potřebují politiky a postupy.
Hledání příkladů
Mnoho komerčních a neziskových společností na internetu vám nabízí šablony, které mají vhodný jazyk v mnoha oblastech. Místo toho, abyste objevili kolo, použijete něco, co je již napsáno jako základ pro vaše zásady a postupy, dává smysl. Tím ušetříte čas, zvyšujete pravděpodobnost, že budou zahrnuty důležité oblasti a pomůžete zajistit, aby byly splněny zákonné požadavky.
Pokud můžete získat zásady a postupy organizací nebo společností zabývajících se stejným podnikem jako vaše, bylo by to užitečné.
Žádný zdroj by neměl být považován za zcela relevantní nebo spolehlivý. Čím více příkladů můžete najít, tím lépe budou vaše zásady a postupy pravděpodobně.
