Účtování je důležité pro podnikání jako způsob, jak zdokumentovat finanční činnost a učit se z čísel. Vaše podnikání potřebuje základní účetnictví, aby bylo možné vykazovat výnosy z daňových formulářů a sledovat finanční prostředky plynoucí z vašich bankovních účtů. Ale účetní informace také poskytují cenný pohled na operace, ukazující trendy a příležitosti, které mohou pomoci zvýšit ziskovost vaší společnosti. Daňové zpravodajské agentury vyžadují, aby jste vedli knihy na minimální úrovni, která sleduje výnosy a výdaje. Pokud však máte zájem a máte zájem, můžete své účetní procesy převzít na zcela jinou úroveň a použít je k vytvoření chytřejších a finančně životaschopnějších obchodů.
Typy účetních podniků potřebují
Sledování příjmů a výdajů: Vaše firma je povinna vyplnit daňové formuláře založené na hrubém příjmu a čistém příjmu. Státní a místní spotřební daně jsou vypočteny jako procentní podíl z příjmů. Městská, státní a federální daň z příjmů vychází z vašeho čistého zisku po odečtení odečitatelných nákladů z hrubého příjmu. Chcete-li tyto částky vypočítat správně, musí vaše podnikání sledovat a shromáždit hrubé příjmy jako základ pro čísla příjmů a doplnit všechny výdaje jako základ pro odpočty z podnikání. Při vykazování hrubých výnosů budete muset své příjmy rozdělit do kategorií, jako je velkoobchod a maloobchod. Při výpočtu čistého zisku z daně z příjmů je třeba také rozdělit výdaje na kategorie, jako jsou materiály, mzdy, nájemné, služby a náklady na auto.
Mzdové účetnictví: Kromě výpočtu toho, kolik chcete platit každému zaměstnanci na základě mzdy nebo platu a odpracovaných hodin, musí vaše podnikání také zadržet a platit dávky sociálního zabezpečení, Medicare a daně z příjmů, které dluží vaši zaměstnanci, spolu s odpovídajícími příspěvky zaměstnavatele pro Sociální zabezpečení a Medicare. Budete muset také platit pojištění v nezaměstnanosti a průmyslové pojištění do prostředků vašeho státu, podle toho, kolik vašich zaměstnanců pracuje a kolik si vydělávají. Vaše podnikání bude potřebovat komplexní a aktuální mzdový účetní systém, který bude sledovat tato čísla a zaplatí veškeré daně ze mzdy a bude podávat veškeré výkazy o mzdových daních, když budou splatné.
Účtování peněžních toků: Váš účetní systém by měl také obsahovat nástroje pro sledování dostupnosti a potřeby hotovosti. Používáte-li účetní systém založený na hotovosti, vaše týdenní a měsíční čísla vám poskytnou dostatečně dobrou představu o tom, kolik jste přišli a jít ven. Používáte-li účetní systém s časovým rozlíšením, můžete zaznamenat prodej jako výnosy, než jste skutečně zaplatili, takže potřebujete jiný způsob, jak sledovat dostupnost hotovosti. Ať už používáte hotovostní nebo akruální systém, váš peněžní tok také nemusí přímo odpovídat vašim vykázaným příjmům a výdajům, pokud budete platit zpět půjčky nebo pokud odpisujete zařízení, které jste již koupili.
Rozvahy: Rozvaha je momentkou vašeho finančního obrazu v určitém okamžiku. Obsahuje informace o tom, co vlastníte a co dlužíte. Váš seznam aktiv bude zahrnovat hotovost v banku, vybavení, které jste si zakoupili minus částku, kterou odpisovala, a pohledávky nebo částky, které jsou vám dlužny za prodej, který jste již učinili. Seznam závazků ve vaší rozvaze bude zahrnovat zůstatky z úvěrů a platebních karet a krátkodobé dluhy, které jste získali, jako jsou splatné účty a splatné účty za služby. Tím, že odečtete své závazky z majetku, vaše rozvaha zobrazuje aktuální čistou hodnotu vaší společnosti. Když vytváříte v průběhu času bilance, můžete vidět, jak se vaše výdělky a výdaje vyhrály a vytvořily bohatství nebo dluhy.Rozvaha také ukazuje, kolik z vašeho čistého jmění je likvidní a kolik je vázáno na aktivech, které neposkytují snadno dostupné peníze.
Provozní zprávy: Kromě účetních zpráv, které vaše firma vyžaduje od daňových agentur a věřitelů, můžete vytvářet vlastní reporty, které sledují vše od dolarové hodnoty produktu, který vaše linka produkuje za hodinu, až po údaje o prodeji každého z vašich prodejů personál. Tato čísla jsou rozhodující pro strategická rozhodnutí. Mohou vám pomoci určit, které aspekty vašeho podnikání přinášejí nejvíce zisku a nejvíce stojí za to. Mohou také upozornit na potíže, které mohou být opraveny, jako jsou výrobní aspekty, které trvají příliš dlouho a stojí příliš mnoho.
Jak mohou podniky dělat účetnictví
Vaše podnikání může buď provést vaše účetní interní nebo najmout externího odborníka, který vám pomůže s procesem. Mnohé společnosti používají hybrid těchto dvou přístupů, přičemž interní pracovníci dokončují některé úkoly, jako je základní účetnictví, a poté uzavírají smlouvu s externím účetním o plnění ročních daní.
Individuální účetnictví nabízí výhodu toho, že máte někoho, kdo zná vaše podnikání důkladně a zaznamená vaši výdělky a výdaje. Účastník, který je hluboce zapojen do vašeho podnikání, bude schopen identifikovat a kategorizovat položky na příjmech, určovat, zda se jedná o materiály zahrnuté v ceně prodaného zboží nebo zásoby, které potřebujete pro uspořádání zákulisí. Nicméně interní účetní nemusí mít odborné znalosti, které outsider může přinést k mixu. Tato znalost je užitečná pro vytváření systémů, jako je vaše počáteční nastavení účetnictví, a také pro zachycení nuance, jako jsou výdaje, které nejsou oprávněně odčitatelné.
Externí účetní může přinést zkušenosti a perspektivu účetním procesům vaší společnosti. Jako profesionál, tenhle účetní pravděpodobně viděl knihy celé řady podniků a může vám ukázat, jak aktualizovat vaše systémy, aby poskytli potřebné informace a aby je mohli pochopit i jiní odborníci, jako například bankéři a daňoví auditoři. Nicméně, outsider nemusí dělat tak dobrou práci jako insider na pochopení toho, jak vaše podnikání funguje a jaké informace, které se vám nejvíce hodí. Například váš účetní pravděpodobně nebude rozumět druhům inventáře, které provádíte z pohledu merchandiser. Informace o tom, jak se pohybují různé kategorie zboží, mohou být zásadní pro jemné doladění vašeho nákupu.
Typy účetního softwaru pro firmy
Online účetní software: Online účetní programy vám nabízejí výhodu synchronizace účetního systému s bankovními účty. Tento přístup usnadňuje zadávání transakcí jednoduchým vyhledáním v bankovních kanálech a následným kliknutím na pravé tlačítka. Tato funkce snižuje pravděpodobnost, že vám bude chybět výdaj, jak byste mohli, kdybyste začínali s papírovými příjmy a ztratili. Použití online účetního softwaru také umožňuje přístup k vašemu účetnímu programu z libovolného počítače, spíše než použití vlastní plochy. Online účetní programy však vyžadují delší dobu, než verze pro stolní počítače, aby zpracovaly každou transakci, a tentokrát se přidává při vytváření desítek položek. Rovněž praxe sladění příjmů s bankovními kanály může být pomalá a těžkopádná a tento krok je nezbytný v případě, že jediný nákup zahrnuje položky ve více kategoriích, jako jsou materiály a zásoby. QuickBooks je nejoblíbenější a nejvýkonnější online účetní software. Xero je vysoce ceněný pro uživatele Mac a Zoho funguje zvláště dobře pro velmi malé firmy.
Software pro stolní účetnictví: Ačkoli on-line účetní programy rostou v popularitě, verze pro stolní počítače stále nabízejí výhody pro mnoho uživatelů. Můžete si zakoupit desktopový účetní program s jednorázovým nákupem, zatímco online programy účtují průběžný měsíční poplatek. Používáte-li program pro stolní počítače, všechny vaše informace jsou snadno dostupné ve vašem počítači, nikoli v cloudu, kde je zranitelná z důvodu bezpečnostních problémů a rozsáhlých selhání systému. Stolní účetní systémy mají tendenci být mnohem jednodušší než systémy založené na cloudových technologiích, což usnadňuje lokalizaci a identifikaci chyb a nesrovnalostí. Vzhledem k jejich relativní jednoduchosti se desktopové systémy také lépe přizpůsobují individuálním potřebám vaší společnosti.
Vlastní a ruční účetní systémy
Ve skutečnosti ve skutečnosti účetní software nepotřebujete, pokud je vaše podnikání malá a vaše potřeby jsou jednoduché. Můžete vytvářet tabulky s aplikací Excel nebo tabulkami Google, které vám pomohou sledovat a přidávat proměnné, které potřebujete znát, jako jsou kategorizované výdaje a průběžné výdělky. Tyto programy vám pomohou uchovat a uspořádat vaše informace v jakémkoli smyslu pro vaše podnikání a domácí tabulky vytvářejí dokonale legitimní účetní systémy, pokud vám řeknou, co potřebujete vědět, abyste zaplatili daně a pochopili své operace. Můžete například nastavit mzdový systém, který zaznamenává hodiny strávené na specifických úkolech, jako je výroba. Poté můžete tyto údaje použít k výpočtu průměrné hodnoty dolaru produktu vyrobeného za výrobní hodinu a můžete sledovat, jak se tento údaj mění každý týden.
Ale ani nepotřebujete počítač k podnikání. Je naprosto legitimní držet ručně psané knihy, jak to dělají majitelé podnikání po celá staletí. Kancelářské zásobovací prodejny prodávají účetní knihy se sloupci s odpovídající velikostí a můžete je použít pro výčet a kategorizaci výnosů a výdajů. S manuálním systémem účetnictví musíte přidávat všechny číslice ručně, což dramaticky zvyšuje čas strávený na účtování. Systémy ručního účtování však nejsou citlivé na druhy počítačových závad a rizika ztráty dat, s nimiž se setkáte s počítačovými systémy. Je pravda, že váš dům by mohl spálit a můžete ztratit svou knihu, ale selhání hardwaru je mnohem častější než domácí požáry.
Jednoduché účtování versus účtování s dvojím vstupem
Pokud je vaše podnikání malá a poměrně jednoduchá, můžete si také zvolit mezi jednoduchým a dvojitým účtováním. Jednoduchý systém jednoduše sleduje to, co jste vynaložili a vydělali. Používáte-li ručně psanou knihu nebo jste vytvořili vlastní tabulky, s největší pravděpodobností používáte jednoduché účetnictví. Podvojný systém synchronizuje vaše účetní informace s bankovními účty a dalšími informacemi relevantními pro vaši rozvahu. Pokaždé, když zjistíte, že vaše firma získala výnos, provedete (nebo váš účetní software provede) odpovídající záznam, který ukazuje, kde se tyto peníze zobrazují ve vaší firmě, například na konkrétním bankovním účtu. Stejně tak pokaždé, když zaplatíte výdaje, podvojný systém ukazuje, jak vaše firma vynaložila peníze. Neexistuje žádný zákonný požadavek, aby jste vedli podvojný účetní systém, ale pokud budete ponechávat knihy s jedním vstupem, měli byste vytvořit způsob, jak porovnávat a sladit účetní systém s vašimi běžnými aktivy.
Výběr správného účetního systému
Neexistuje žádný účetní systém, který by byl vhodný pro všechny firmy. Při výběru způsobu nastavení firemních knih zvažte, jaký typ informací nejvíce potřebujete a jaké zdroje jste ochotni věnovat. Pokud nesnášíte práci s čísly a nemají sotva smysl pro vás, najmout externího odborníka, ale stále se snažíte učit co nejvíce, abyste pochopili zprávy, které obdržíte. Pokud máte čas a zájem, proveďte co nejvíce svého vlastního účetnictví. Informace, které sestavíte, budou relevantní a smysluplné a získáte cenné informace o tom, jak může být vaše podnikání nejúspěšnější.
