Systémové přístupy k organizační komunikaci považují komunikaci za základní prvek celého podnikání - uvnitř i zevnitř. Spíše než samostatné komunikační procesy do sil, komunikace je řízena na systémové úrovni, aby bylo zajištěno, že zprávy jsou konzistentní a vyrovnány. Je to důležitá filozofie pro organizace, které chtějí zajistit, aby jejich posluchači dostávali stejné zprávy ve správný čas a prostřednictvím vhodných komunikačních kanálů. Některé klíčové pojmy systémových přístupů zahrnují vzájemnou závislost cílů a jejich atributů, holismus, cílování a vstupy / výstupy.
Vzájemná závislost
Systémové přístupy k komunikaci rozpoznávají, že mnoho forem organizační komunikace, které existují jak uvnitř organizace, tak i mimo ni, jsou integrálně propojené a v důsledku toho vzájemně závislé. Například sdělení generálního ředitele na celopodnikovém setkání může vést k položce v organizačním zpravodaji, příspěvku na intranetu společnosti a možná i rozhovoru místními médii. Uznávajíce tuto vzájemnou závislost, organizace mohou lépe naplánovat a strukturovat svou komunikaci, aby zohlednily všechny potenciální kanály. Například společnost může chtít naplánovat své komunikace, aby komunikovala nejprve s interním audientem, pak s klíčovými segmenty zákazníků a nakonec se zákaznickým publikem obecně. Pečlivé načasování a distribuce zpráv zajistí, aby správné publikum obdrželo správné zprávy ve správnou dobu.
Holismus
Holismus je přístup, který se soustředí na sumu různých aktivit celkem, spíše než individuální příspěvky jednotlivých prvků přístupu. To je docela obvyklé v reklamní síti, kde si obchodníci uvědomují, že zprávy odesílané přes více kanálů mají násobící dopad větší než součet dílů. Totéž platí, jelikož organizace považují systémový přístup k podnikové komunikaci. Jediná zpráva odeslaná přes více kanálů bude mít dopad větší, než je součet jednotlivých dopadů zpráv.
Hledání cíle
Systémové přístupy k komunikaci rozpoznávají, že existuje nějaký požadovaný, zamýšlený výsledek, který bude mít za následek komunikační úspěch. Účel organizační komunikace by měl být zaměřen na požadovaný výsledek, který by mohl zahrnovat takové věci, jako je zlepšování angažovanosti zaměstnanců, zvyšování spokojenosti zákazníků, zvyšování povědomí o konkrétních organizačních iniciativách apod. Jelikož jsou identifikovány komunikační segmenty, jsou vytvářeny zprávy a jsou vybrány kanály, cíle řídí formulaci strategií, které jsou nakonec určeny k dosažení požadovaných výsledků. Například společnost může chtít zvýšit přednost svých služeb ve srovnání s konkurenty a uzavřít propast mezi těmito preferencemi určitou částku. Komunikační aktivity by měly být navrženy tak, aby se odstranila mezera a budoucí měření by znamenalo, zda byly výsledky dosaženy.
Vstupy a výstupy
Důležité je, že efektivní systémy jsou otevřené, ne uzavřené. Systémové přístupy k organizační komunikaci uznávají, že komunikace zahrnuje jak vstupy, tak výstupy. Organizace, které efektivně komunikují, si uvědomují, že nejen posílají zprávy na klíčové publikum, ale musí být i připraveny přijímat zprávy. Vstupy získané od různých diváků mohou být použity k poskytnutí směru pro budoucí aktivity a mohou sloužit jako indikace toho, jak efektivně jsou cíle splněny. Dnešní sociální média poskytují širokou škálu příležitostí pro tento druh obousměrné komunikace.
