Tradiční projektová komunikace probíhala v rámci jasně definované struktury, používající kanály, jako jsou interní pošta, telefony, poznámky a formální schůzky. Moderní projektová komunikace využívá technologie, jako je e-mail, intranet a sociální média, aby sdílely informace v rámci pružnější struktury týmu. Požadavky na komunikaci se změnily v závislosti na vzniku nových přístupů k řízení projektů a potřebě informovat širší skupinu zainteresovaných stran.
Metodologie
Tradiční projektový tým zpracoval projekt v samostatných etapách a dokončil každou fázi před zahájením dalšího. Týmy dokumentovaly každou etapu a předtím, než pokročily, získaly odhlášení. Podle projektu Smart je moderní praxí přijmout agilní projektovou metodiku, ve které se fáze projektu mohou překrývat, jelikož členové týmu zpracovávají jednotlivé cykly a upravují je v souladu s jakoukoli zpětnou vazbou. To komplikuje komunikaci, kladou důraz na aktualizace stavu a snadný přístup k nejnovějším informacím o projektu.
tým
Moderní projektový tým zahrnuje širokou skupinu stálých a dočasných členů. Kromě interních zaměstnanců může tým také zahrnovat konzultanty, dodavatele, obchodní partnery a firmy poskytující IT služby. Projektový manažer musí zajistit, aby měli všichni členové týmu bezpečný přístup k projektové komunikaci po dobu jejich zapojení. Podle projektu Project Place je projekt dočasným sociálním systémem, kde úspěch závisí na spolupráci, komunikaci a angažovanosti prostřednictvím transparentního sdílení informací.
Zúčastněné strany
Moderní projekty mají mnohem širší skupinu zainteresovaných stran. Vedle komunikace s členy týmu a sponzory, projektoví manažeři uznávají, že je důležité plně informovat všechny zúčastněné strany, včetně komunity, regulátorů, vládních agentur a investorů. Podle poradenské firmy společnosti Cornwell přispívá neefektivní komunikace k neúspěchu ve více než 65% neúspěšných projektů.
Kanály
Moderní komunikace v rámci projektu využívá síťové komunikace ke zlepšení spolupráce. E-mail a rychlé zasílání zpráv umožňují členům týmu sdílet informace rychle a snadno, než spoléhat na papírové kanály, jako jsou interní poznámky nebo faxy. Portály projektu poskytují jediný zabezpečený přístupový bod pro všechny informace o projektu a dokumentaci prostřednictvím Internetu. Videokonference umožňuje členům týmu uspořádat průběžné schůzky, i když jsou členové týmu na různých místech. Technologie, jako jsou blogy a sociální sítě, ještě více rozšiřují komunikaci s projektem, vytvářejí smysl pro komunitu a umožňují zúčastněným stranám poskytovat zpětnou vazbu, která může ovlivnit projekt
