Pokud vaše podnikání vyžaduje, abyste sledovali vše od hlavních detailů o klientech až po zdánlivě drobné problémy, prospěch vám bude učení, jak napsat zápis do souboru. To vám může pomoci při každodenním podnikání.Pokud například někdo z vašeho klienta zavolá nebo vám pošle e-mail, který vás požádá o změnu plánu, napište poznámku do souboru v případě, že by někdo jiný z vás později zpochybnil vaše akce. Poznámky k souboru jsou nezbytné pro právní, lékařské nebo jiné vysoce citlivé soubory, které by mohly být později použity i na soudu.
Otevřete aplikaci Microsoft Word. V nabídce "Soubor" klepněte na tlačítko "Nový". Na pravé straně se otevře podokno "Nový dokumentový dokument".
Klikněte na možnost "Na počítači", která se nachází v části "Šablony". Otevře se dialogové okno "Šablony". Klikněte na záložku "Poznámky". Klepněte na položku "Memo Wizard" a potom klepněte na tlačítko "OK". Zobrazí se "Memo Wizard".
Klikněte na tlačítko Další. V části "Který styl by se vám líbilo" zvolte "Profesionální" a znovu klikněte na tlačítko "Další". Ve skupinovém rámečku "Chcete zahrnout název," zvolte "Ano" a zadejte "Memo do souboru." Klikněte na tlačítko Další.
Zvolte "Datum", "Od" a "Předmět" v části "Které položky chcete zahrnout" a zadejte informace pro každou z nich. Datum by mělo být datum výskytu, například telefonický nebo e-mail. Mělo by pocházet z vašeho jména nebo jména nadřízeného a předmětem by měl být stručný popis výskytu, jako například "Změna místa konání".
Klikněte na tlačítko Další. V sekci Komu vyberte položku Soubor. Zrušte zaškrtnutí políčka "CC". Klikněte znovu na tlačítko Další. Přidejte všechny závěrečné položky a klikněte na tlačítko "Další" a potom klikněte na tlačítko "Dokončit". Zadejte poznámky do dolní části formuláře poznámky.
Vytiskněte poznámku a vložte ji do souboru klienta. Uložte také elektronickou kopii, pokud je to postup vaší společnosti.
Tipy
-
Napište poznámku do souboru co nejdříve po incidentu nebo konverzace. To vám pomůže zopakovat všechny podrobnosti jasněji.
Varování
Nikdy v poznámce nezapisujte nic hanlivého do souboru, který není založen na faktech. Ukázalo se, že paní Smithová vypadá rozhněvaná. Psaní, že paní Smithová vždycky má špatný postoj, není.
