Dokumenty Google jsou výkonným nástrojem pro sdílení souborů, který mohou podniky zveřejňovat. Toho můžete dosáhnout vytvořením plánu přímo v Dokumentu Google. Když pravidelně publikujete pracovní plán zaměstnanců, zabráníte chybným komunikaci, která by mohla vést k odhalení směn zaměstnanci, kteří si neuvědomují, že by měli pracovat.
Používejte šablony volného pracovního plánu
Dokumenty Google udržují obrovskou knihovnu bezplatných a připravených šablon. Chcete-li získat přístup k šabloně, otevřete nový dokument Dokumentů Google a poté vyhledejte šablony se slovy "pracovní plán". Většina pracovních plánů zaměstnanců používá týdenní formát, protože zaměstnavatelé zveřejňují každý týden. Pokud žádná šablona nevyhovuje potřebám plánu, vytvořte vlastní plán v jiném programu.
Vytvořte vlastní plán
Stejně jako služby Dokumenty Google, tabulky Google mají šablony, které mohou správci přizpůsobit. Najděte je v tabulkách v nabídce Galerie šablon. Jednoduše vyberte možnost Naplánovat ze seznamu a upravte pole tak, že nahradíte data šablony s daty plánu a jména zaměstnanců. Odstranit žádné řádky a sloupce není potřeba.
Vytvoření plánu od začátku otevřením nového souboru. Klepněte na tlačítko Spustit novou tabulku na hlavní stránce a pomocí záhlaví označte dokument jako "Týdenní plán" nebo jiný požadovaný název. Pomocí prvního řádku můžete definovat data, na které se program vztahuje.
Dále vytvořte graf, na kterém jsou záhlaví horizontálních sloupců uvedeny dny v týdnu a řádky zobrazují časy přesunu. Do příslušných polí řazení zadejte názvy zaměstnanců. Uložte soubor do Dokumentů Google pod příslušným názvem souboru.
Správa oprávnění zaměstnanců
Zaměstnavatelé chtějí, aby si zaměstnanci přečetli plán a možná si stáhli soubor pro uložení do osobních počítačů nebo zařízení. Zaměstnancům by však nemělo být povoleno upravovat plán. Ve výchozím nastavení služba Dokumenty Google umožňuje zaměstnancům číst a stahovat soubory sdílené s nimi.
Sdílejte soubory kliknutím na ikonu s siluetou osoby a znakem plus, který představuje "Sdílet". Zadejte e-mailové adresy zaměstnanců, s nimiž chcete soubor sdílet. Před odesláním e-mailového odkazu zkontrolujte oprávnění, abyste se ujistili, že dokument je jen pro čtení.
Chcete-li získat oprávnění, můžete zvolit možnost "zobrazit" a nikoliv "upravit" a potom vybrat tlačítko Sdílet a publikovat plán pro zaměstnance. Zaměstnanci obdrží e-mail s upozorněním, že byl publikován nový plán. E-mail obsahuje odkaz na plán.
Nastavte pravidelné plány
Uchovávání šablony plánu usnadňuje týdenní plánování. Nastavte standardní den a čas pro zveřejnění plánu a sdílejte jej se všemi zaměstnanci prostřednictvím e-mailu současně.
Naznačte soubory rozvrhu snadno vyhledávacím způsobem, jako je například "Jan. 15 Shift Schedule". To snižuje záměnu a umožňuje zaměstnancům rychle zaznamenávat rozdíly v plánování a problémy. Vytvořte zásady společnosti vyžadující, aby zaměstnanci poskytli požadované oznámení o změnách v plánu.
