Přesné sestavování minut zasedání pomáhá zajistit, aby se účastníci soustředili na zadané úkoly, snižovali špatnou komunikaci a zlepšili efektivitu následných schůzek. Výhody jasných a komplexních zápisů z jednání znamená, že každý majitel firmy, výkonný nebo jiný vedoucí, který pravidelně pořádá schůze, by měl stanovit pokyny pro zápis minut. Tyto pokyny by měly zahrnovat, co se děje před, během a po schůzi.
Před schůzkou
Zjistěte, kdo dělá minuty
Zatímco zdánlivě záslužný úkol, zaznamenávání zápisů z jednání vyžaduje značnou pozornost detailům. V důsledku toho by měl ministr-ministr mít minimální účast na schůzi. To umožňuje zaměřit většinu vaší energie na zaznamenávání základních bodů schůzky.
Tipy
-
Firmy často používají výkonné asistenty nebo recepční, kteří mají k dispozici několik minut, protože tito pracovníci často nemají aktivní účast na samotném setkání.
Použijte standardizovaný formulář
Vytvořte si vlastní standardizovanou formu minutové schůzky, kterou můžete použít během schůzky. Standardizace pomáhá zákazníkovi, aby věděl, kam má dát informace, a také pomáhá účastníkům číst dokument později. Základní informace by mělo obsahovat:
- Seznam účastníků.
- Datum.
- Seznam témat k diskusi.
- Na každé téma bylo rozhodnuto o akčním plánu.
- Osoby odpovědné za provádění těchto akcí.
Během setkání
Vyplňte základní informace
Před oficiálním zahájením setkání vyplňte základní informace, jako jsou účastníci a datum. To zabraňuje zbytečnému ztrátě času během skutečného setkání.
Zaznamenejte pouze důležité informace
Minutní schůzky by neměly přepisovat celou schůzku. Naopak, minuty zasedání zaznamenávají důležité úkoly a pokyny ve zjednodušeném formátu. Měli byste tedy zaznamenávat informace, jako je přenesení povinností, termín splatnosti, osoby pověřené těmito povinnostmi a jakékoli další zdánlivě důležité informace. Minutní schůzky by neměly obsahovat obecné diskuse nebo tangenciální informace.
Požádejte o objasnění
Zápis musí přesně odrážet hlavní body schůzky. Požádejte o vysvětlení, zda jsou nějaké informace projednávané během schůze nejasné. Nikdy nehád- tete nebo riskujete nepřesné informace nebo opomenutí. Při žádosti o objasnění však vždy dodržujte protokoly o schůzkách. Některé schůzky mají neformální přístup, zatímco jiné přijmou strukturovanou Róbertovu řád.
Viz poslední minuty
Aktuální minuty, které sestavíte, mohou odkazovat na minulé minuty zasedání. To vyžaduje, abyste přinesli minuty zasedání na nové schůzce, takže informace jsou k dispozici všem účastníkům.
Po setkání
Zkontrolujte zápis
Podívejte se na minuty schůzky na typografické chyby nebo nejasné věty. Opravte je před dokončením minut. Jakékoli chyby mohou potenciálně způsobit nejasnosti ohledně důležitých úkolů.
Odeslat účastníkům
Zasílejte schůzku účastníkům schůze ke schválení. To dává účastníkům příležitost klást otázky nebo opravit chyby. Pokud dojde k nějakým změnám, informujte všechny účastníky.
Dokončit a soubor
Jakmile všichni účastníci schválí zápis, podepíše minutový dokument s datem schválení uvedeným vedle podpisu. Poté uložte minuty do počítače nebo do složky s jinými minutami zasedání. Udržujte všechny společné zápisy společně, což umožňuje snadnou přepravu na budoucí schůzky a poskytuje centrální umístění, pokud se někdo musí obrátit na dokumenty.
