Dokumentace akce přijaté během schůzky umožňuje témata a důležitá rozhodnutí, která mají být pamatována v nadcházejících letech. Měly by být zaznamenány všechny hlavní interakce na schůzce, včetně případů, kdy jsou provedeny pohyby - i když v konečném důsledku selže pohyb.
Účel zápisu z jednání
Záznamy dokumentují rozhodnutí a diskuse, která proběhla během setkání. Jako písemný záznam mohou zápisy sloužit také jako právní dokumentace zasedání. Jakýkoli typ schůzky může zaznamenávat zápisy od formální správní rady společnosti až po pracovní setkání organizace k setkání komunity o veřejných politikách.
Setkání s minutami
Výjimečné dovednosti v oblasti organizačních, poslechových a poznávacích dovedností umožňují záznam zápisů na schůzi. Ne všechno bylo řečeno během setkání by měly být zdokumentovány; místo toho se zaměřte na klíčové body, jako například:
- Datum, čas a místo setkání
- Seznam účastníků
- Hlavní témata diskuse
- Návrhy provedené
- Rozhodnutí, která byla dokončena
- Akce jsou dokončeny
- Jakékoli kroky, které by měly být přijaty před příštím zasedáním
Nepodařené pohyby
Když účastník schůzky chce představit záležitost k posouzení, je učiněn návrh. Obvykle je třeba vyslat k pohybu - což znamená, že jiný účastník souhlasí s tím, že by se měla uvažovat o tom, aby se pohyb posunul dopředu a projednal. Pokud není pohyb vyslán, nazývá se a neúspěšný pohyb. Dokonce i neúspěšný návrh by měl být zaznamenán v zápisu. Napište, kdo učinil tento pohyb, z čeho se pohyb tvořil, a že se to nepodařilo. Jeden způsob záznamu může například vypadat takto:
- Pohyb: Všechny počítače v knihovně by měly být nahrazeny novými a současnými modely. Pohyb představil Bill Smith. Pohyb není přidělen; pohyb se nezdařil.
Pohyby, které jsou přiděleny, mohou stále selhat, pokud nebudou mít dostatečné hlasy. Po vyslání návrhu a posunu dopředu se účastníci setkání zabývají právě touto otázkou. Pohyb se nezdaří, pokud většina voličů nesouhlasí s předáním problému. To by mělo být zaznamenáno v zápisu jako takové:
- Pohyb: Všechny počítače v knihovně by měly být nahrazeny novými a současnými modely. Pohyb představil Bill Smith. Pohyb přidělil Bob Jones. Hlasování bylo 5-2; pohyb se nezdařil.
