Zprávy o stavu projektu jsou kontrolní dokumenty pro kohokoli, kdo se pokouší spravovat projekt, ať jde o práci pro jednoho člověka, nebo o jednu stovku lidí na více místech. Zpráva o stavu projektu slouží jako stručné shrnutí pokroku projektu, jeho předpokládaného termínu dokončení a opatření, která byla provedena po jeho sestavení od poslední zprávy o stavu projektu. Pomáhá správcům provádět úkoly na trati a identifikovat problémy včas, aby mohly vygenerovat smysluplná řešení.
Shrnutí projektu
Zpráva o stavu projektu obvykle začíná stručným popisem důležitých prvků projektu. Tento odstavec nebo blok identifikuje název projektu, datum zprávy, kdo odpovídá za projekt nebo jeho řídící oddělení a prohlášení o projektu. Může také obsahovat kontaktní informace, například telefonní čísla nebo e-mailové adresy klíčových členů projektu. Tato část se pravděpodobně v průběhu projektu příliš nezmění a je často zkopírována z jedné zprávy o stavu do další s aktualizovaným datem.
Dodávky
Část popisující výsledky projektu je klíčem k hlášení o stavu projektu. V této části by měly být uvedeny výsledky a jejich současný stav by měl být jeden nebo dva. Například projektový list o spuštění produktu může obsahovat takové výstupy, jako je reklama na tisku, spuštění prodejce, výstavní stánky a výkresy cenových listů. Vedle každého produktu by měl manažer projektu napsat takové věci jako "kompletní" nebo "objednané" nebo "na tiskárně". Toto slouží jako shrnutí projektu s podrobnějšími úkoly uvedenými v části časové osy.
Časové osy
Časová osa úkolu je součástí zprávy o stavu projektu, která se často nejvíce zabývá. Tato část by měla podrobně popisovat práci, která byla dokončena od poslední zprávy o stavu projektu, o jaké práci se má v příštím období a o termínech, kdy mají být úkoly dokončeny. Mnohé zprávy o stavu projektu tuto skutečnost předkládají v tabulce s údaji o předpokládaném dokončení a skutečném dokončení. Mnozí projektoví manažeři se rozhodli barevně kódovat tuto sekci různými barvami, které představují úkoly, které jsou plánované, před plánovaným termínem, za plánem, dokončené nebo pozdržené.
Poznámky, doporučení a vysvětlení
Ve zprávě o stavu projektu je také třeba uvést všechny červené vlajky, požadavky na změny nebo výzvy, kterým projekt čelí. Zde je místo, kde lze nalézt, kde by mohly být potřebné dodatečné zdroje nebo kde se data dodávek změní. V této části lze rovněž uvést, jak neočekávané události ovlivnily projekt, například problémy se softwarem, pozdní doručení od dodavatele nebo vadné dodávky. Někteří projektoví manažeři tuto sekci oddělí od sestavy a vypisují ji v diskrétním dokumentu, který přiloží k hlášení o stavu projektu.
