Virtuální asistenti pracují jako nezávislí dodavatelé, kteří nabízejí administrativní služby a různé služby podobné sekretářům, administrativním asistentům a administrativním pracovníkům. Obvykle pracují z domácí kanceláře vybavené faxem, počítačem, psacím stolem, tiskárnou a internetem. Typy softwaru vyžadované virtuálními asistenty závisí na jejich oboru. Všichni virtuální asistenti používají obecnou sadu softwaru pro poskytování služeb a správu podnikání.
Desktop Publishing
Desktop publishing software zahrnuje zpracování textu, prezentaci, tabulkový a databázový software. Virtuální asistenti pracující v marketingovém průmyslu vyžadují publikování programů pro vytváření letáků, webových stránek, pohlednic, pozvánek a různých typů publikací. Mezi další požadavky patří doplněk doplněný o software pro zpracování textu, kontrolu pravopisu a gramatiky, tezauru, překladač slovníků a překladatelů.
Transkripce
Transkripce se skládá z nahrávání a psaní diktátů; programy pro přepis software usnadňují přehrávání zaznamenané komunikace. Virtuální asistent může zastavit, spustit, převinout a pozastavit nahrávání. Nahraný přepis můžete odeslat e-mailem jako takový nebo jako komprimovaný soubor. Od roku 2011 jsou společné formáty MP3 a WMV. Několik záznamových softwarových programů je kompatibilní s různými formáty.
Vedení účetnictví
Správa virtuálního asistenta vyžaduje účetní a fakturační software. Virtuální asistenti, kteří se specializují na účetní, by měli používat účetní systém vše v jednom. Tito asistenti mohou vytvářet faktury, citace a návrhy; záznam plateb; a sledování pracovní doby s jedním programem nebo s různými programy pro publikování na počítačích.
Sdělení
Komunikační software je další nezbytností pro virtuální asistenty. Dostupný faxový a e-mailový software nabízí personalizaci a připravené šablony. Virtuální asistenti se mohou rozhodnout vytvořit šablonu, která vyhovuje jejich image. Použití internetové telefonní služby sníží náklady na dálkové a měsíční účty za telefon. Použití e-mailových a faxových programů online vyžaduje dobré internetové připojení.
