Zpráva o kontaktech dokumentuje všechna témata diskutovaná během jednání, konferenčních hovorů a telefonních hovorů. Jeden takový příklad kontaktní zprávy se používá při získávání finančních prostředků; shrnuje témata, která odborník na vývoj fondů projednává s potenciálním dárcem. Zpráva vám pomůže objasnit nedorozumění nebo otázky, které strany sdílely informace. Psaní zprávy o kontaktech se může zdát obtížné a zbytečné, ale z dlouhodobého hlediska může ušetřit čas a minimalizovat frustraci.
Zeptejte se všech jmen všech účastníků schůzky, konferenčního hovoru nebo telefonního hovoru. Napište je do horní části papíru spolu s datem a časem, kdy se schůzka začala a končí.
Vezměte si poznámky o všech důležitých aspektech schůzky, telefonu nebo konferenčního hovoru.
Zadejte zprávu o kontaktech s poznámkami o schůzce. Uveďte název společnosti a osobu zastupující společnost, jakož i jméno jiné společnosti nebo její zástupce.
Zaznamenejte datum a způsob kontaktu. V obchodních případech zdokumentujte jména všech zaměstnanců nebo lidí, kteří se na schůzi podíleli; co se stalo významným na schůzi; kdo řekl co; jaké informace byly projednány a co bylo dosaženo; další věc, o které mluvit, nebo zda bylo vše řešeno; a v prvním případě datum příští schůze.
Podívejte se na zprávu o kontaktu a ujistěte se, že nic chybí. Přidat chybějící údaje.
Pošlete zprávu o kontaktech buď e-mailem, faxem nebo poštou.
