Někteří lidé se možná nedostávají do kritiky, ale jako profesionál je to jediný způsob, jak růst. Firmy a akademické oddělení mohou mít prospěch z toho, že mají externí recenzenty příležitost a poskytují upřímnou zpětnou vazbu o tom, jak zlepšit každodenní provoz. Po přezkoumání si recenzent napíše podrobný odborný dopis, aby poskytl zpětnou vazbu v konkrétních oblastech, kde podnik chybí.
Začněte s profesionální hlavičkou
Napište svůj dopis s doporučením na profesionálně vyhlížející hlavičkový papír. Hlavičkový papír vytváří profesionální pověření a vytváří spolehlivý a důvěryhodný vzhled. Zadejte "Vážená paní / paní (jméno nadřízeného)", za kterým následuje dvojtečka. Přeskočit jiný čárový prostor. Zadejte celý den. Přeskočit řádkový prostor.
Řekněte poděkování a poskytněte bezplatné prohlášení
Začněte dopis tím, že podělíte nadřízenému za možnost navštívit jeho založení. Detailní pohostinnost, kterou jste ocenili. Proveďte úplné bezplatné prohlášení, které stručně přečte konkrétní oblasti, které byly v organizaci dobře provedené nebo dobře fungující. Tím se vytvoří pozitivní pocity mezi těmi, kdo dostanou zpětnou vazbu. I když vaše celkové hodnocení bylo velmi negativní, můžete vždy najít něco pozitivního a konstruktivního, který byste poukázali.
Poskytněte analýzu a specifickou zpětnou vazbu
Uveďte podrobnou analýzu jednotlivých částí organizace nebo oddělení. Například, pokud vaše hodnocení bylo oddělení anglického jazyka na univerzitě, můžete začít hodnotit vedoucí oddělení. Uveďte velmi konkrétní kritiku a zpětnou vazbu, jak plní každou z jejích povinností.
Silné stránky a kritika
Podrobné silné stránky, které si můžete uchovat, stejně jako prvky, které by mohly být efektivnější a nabízet konkrétní návrhy pro každou kritiku. Například, pokud zjistíte, že vedoucí oddělení se později obrátí na hodnocení instruktora, můžete napsat: "Vedoucí oddělení poskytuje velmi důkladné a podrobné hodnocení, nicméně hodnocení jsou často oddány pozdě, možná v důsledku jejího přání aby napsala velmi komplexní hodnocení. V budoucnu by měla zvážit vynechání nepodstatných detailů, aby zkrátila dobu potřebnou k dokončení zpráv."
Tento příklad se nesnaží nabízet přímou kritiku, ale zároveň komplimentuje ředitele za její důkladnost, než aby se soustředil pouze na její neschopnost včas vyhodnotit hodnocení.
Vyhodnocovat, přezkoumat a kritizovat každé oddělení
Vyhodnoťte každé oddělení a potom každého klíčového zaměstnance v rámci oddělení. Důkladně přezkoumejte funkce jednotlivých oddělení a jak dobře tyto klíčové pracovníky vykonávají tyto funkce. Nabídněte celkové hodnocení negativních prvků, které jste objevili, a napište akční plán pro oddělení, abyste je vyřešili. Tento plán bude obsahovat prvky ze všech kritik, které jste uvedli v jednotlivých kritikách. Zahrnout podrobné vysvětlení významných silných stránek oddělení, včetně komplimentů pro klíčové zaměstnance, kteří vynikají dobře. Diskutujte, jak může oddělení tyto silné stránky stavět.
Uzavření Vašeho dopisu o zpětné vazbě
Uveďte stručné celkové hodnocení oddělení s obrovskými významnými silnými a slabými stránkami. Závěrem poděkujte nadřízenému a znovu poskytněte své kontaktní údaje v případě, že nadřízený má další otázky. Zavřete svůj dopis s doplňkem uzavřete frázi, jako například "S pozdravem", a celé jméno. Značte nad svým napsaným jménem modrý nebo černý inkoust.
Nezapomeňte na další kopie
Proveďte několik kopií dopisu. Uložte jednu kopii pro své záznamy. Pošlete další kopii šéfovi nadřízeného, pokud o to požádali. Pošlete originál přímo nadřízenému.
