Každá žádost o nabídku by měla obsahovat průvodní dopis, a to iv případě, že vaše nabídka obsahuje shrnutí. Každý z nich slouží jinému účelu a spolupracují nejen na vytváření dobrého dojmu, ale také na tom, abyste dokázali, že rozumíte jak požadavkům klienta, tak pracovním požadavkům. Protože by však průvodní dopis měl ukázat, že rozumíte klientovým klíčovým požadavkům, aniž byste se stali mini-návrh, někteří lidé zjistí, že je těžší psát.
Nastavte pravý tón
Váš vztah s potenciálním klientem a někdy i pokyny v sadě RFP určuje, zda má dopis přijímat formální nebo osobní tón. Dokud jste upřímní a upřímní, personalizované dopisy, ve kterých kompliment a děkuji klientovi, jsou často nejúčinnější. Zahrňte např. Prohlášení, jako například "Chci využít tuto příležitost a poděkovat vám za veškerou pomoc" a "Vaše pomoc a pokyny se ukázaly jako neocenitelné" v textu dopisu.
Formát a styl
Pomocí papírového papíru a formátu obchodního dopisu rozdělujte písmeno na tři části: úvod, tělo a krátký uzavírací odstavec. Použijte serif písmo, jako je Garamond, Georgia nebo Times New Roman, protože mnoho lidí najde písma na serverech, které se dají číst. Omezte motivační dopis na nejvýše jednu nebo dvě strany.
Otevření
Otevřete průvodní dopis s krátkým, relevantním úvodním prohlášením, jako je "Uložen je návrh, který jsem vám slíbil" nebo "Rád jsem s vámi mluvil o vašem návrhu projektu." Postupujte podle odstavce, ve které sdělujete plné pochopení tím, požadavky, které řídí RFP. Informujte čtenáře, zda návrh obsahuje nějaké přílohy, a pokud ano, krátce zvýrazněte obsah a dokončete úvod zadáním časového rámce, ve kterém je cenová nabídka platná.
Tělo
Zahrnujte všechny požadované informace, jako je historie, kvalifikace nebo reference vaší firmy, které RFP může volat v těle dopisu. Zaměřte zbývající část dopisu na řešení až čtyř klíčových potřeb klientů. Například pomocí bodů odrážky shrňte, jak váš produkt nebo služba splní nejdůležitější potřeby klienta. Poté rozbalte každý odrážkový bod ve zbývajících odstavcích.
Zavřít
V závěrečném odstavci nezapomeňte poskytnout úplné informace o kontaktní osobě, včetně jména, názvu, adresy, telefonního čísla, faxového čísla a e-mailové adresy. Zahrnujte "další krok" nebo výzvu k akci, například "Budeme vás kontaktovat později tento týden, abychom mohli zodpovědět všechny vaše dotazy" nebo "Zavolám vám příští týden, abyste diskutovali o tomto návrhu." Dokončete zdvořilým výrazem a vaše jméno a název.
