Dobře strukturovaná schůzka programu je cenným nástrojem, který zajistí, aby schůzky dosáhly požadovaných výsledků ve stanoveném čase. Nástin činností, které mají být provedeny, stejně jako seznam konkrétních témat, o nichž se bude diskutovat, by se měly zaměřit na to, aby se účastníci na tomto setkání řídili. Agenda proto hraje významnou roli při zajišťování produktivity setkání.
Předběžná komunikace
Agenda zajišťuje, že příslušné informace týkající se otázek, které budou projednány, jsou předem předány účastníkům. V důsledku toho poskytne účastníkům dostatek času na to, aby provedli svůj výzkum a konzultace, neboť agenda obsahuje seznam témat nebo problémů, které je třeba řešit. Navíc účastníci budou vědět, zda mají naplánované promluvy nebo prezentaci. Všichni členové pozvaní na setkání vědí, co očekávat.
Cíl splnění
Agenda je významná pro udržení účastníků zaměřených na danou problematiku. Je to proto, že obsahuje seznam cílů schůzky, stejně jako důležité otázky, které jsou nezbytné pro udržení diskuse zaměřené na účel setkání. Alternativně je to možné dosáhnout tím, že účastníci budou informováni o prioritách nebo o všech otázkách a projektech, které se dotýkají každého účastníka.
Zapojení členů
Kromě zdůraznění účelu schůzky pomáhá krátké slovní náhledy programu na začátku schůzky nastavit tempo setkání. Dává také účastníkům příležitost zjistit, co se týče problému, stejně jako místo, kde se schází, když se schůzka dostává mimo téma. V důsledku toho se účastníci seznámí s průběhem setkání a přiměřeně se zapojují do diskusí.
Nástroj pro správu času
Program obsahuje krok za krokem pro efektivní a efektivní setkání. Pomáhá zajistit efektivní využití času účastníků, zejména pokud agenda zahrnuje čas, který bude povolen pro každou položku v agendě. Přidržení časových úseků pomáhá účastníkům zaměřit se na důležité otázky a obavy.
