Zápisy z jednání jsou záznamy o všech důležitých informacích diskutovaných a o všech rozhodnutích přijatých během obchodní schůzky. Za normálních okolností zaznamená schůzka určená pro minutu na papíře nebo notebooku. Minuty zasedání zajišťují, že na schůzce není zapomenuto nic významného, a zabrání se případnému nesouhlasu ohledně toho, co účastníci řekli. Minuty setkání jsou také užitečné pro lidi, kteří se nemohli zúčastnit schůzky. Ujistěte se, že vše správně zaznamenáte podle pokynů v několika minutách zasedání.
Shromažďujte od hostitele informace, jako jsou jména všech účastníků, účel schůzky a program jednání schůze před zahájením schůzky. To vám pomůže při diskusi. Můžete se soustředit na to, že se lépe zacházíte, pokud nejste významným účastníkem schůzky. Pokud si nejste jisti, potvrďte svou roli hostitelem.
Poslechněte si pozorně, jakmile začne schůzka. Vyhněte se rozptýlení, jako jsou mobilní telefony, nebo pokud jste přinesli notebook, zkontrolovali e-mail nebo surfovali po internetu. Zůstaňte zaměřeni na diskusi po ruce.
Zaznamenejte pouze hlavní body. Sestavení každého detailu je nemožné a zbytečné. Rozhodněte o tom, co je důležité při zvažování účelu schůzky. Zaznamenejte jakákoli vyjádření nebo návrhy, které se nesouhlasily a rozhodnutí, která byla dosažena.
Parafrázujte, pokud je to možné. Písemné prohlášení je dosud nepotřebné a trvá příliš mnoho času. Parafrázování ukazuje, že jste pochopili, o čem diskutují účastníci.
Číslovat vaše stránky, pokud píšíte s perem a papírem, abyste se vyhnuli míchání papírů.
V případě potřeby položte otázky. Nebojte se pozastavit nebo držet schůzku, pokud potřebujete ověřit, co někdo řekl.
Zeptejte se na otázky ihned po schůzce, zatímco informace jsou stále čerstvé ve vaší mysli, pokud potřebujete objasnit problém, který je příliš složitý na to, abyste se v průběhu schůzky dostali.
Napište co nejobjektivněji. Stejně jako miniaturní úkolem není vaším názorem nebo cenzurou diskuse, nýbrž spíše o nestranné shrnutí toho, co bylo řečeno.
Prohlédněte si poznámky o pravopisu, interpunkci a jasnosti při jejich pozdější kontrole. Zadejte správnou kopii před rozdáním minut potřebným lidem.
