Přepravci zásilek jsou oznámení kupujícím zboží, aby věděli, že zásilka je na cestě. Tyto prealerty jsou používány především v zámořské lodi, ačkoli mnoho jiných společností s pouze domácími operacemi je může také použít. Předávací zásilka je často zasílána faxem nebo e-mailem zákazníkovi, který přijímá zboží několik dní před očekávaným datem příjezdu. Toto oznámení umožňuje zákazníkovi čas připravit se na příjezd.
Pochopte účel pro předání zásilky. Mnoho společností posílá zákazníkovi přednost před odběrem. Informuje zákazníka o dodacích podrobnostech o očekávaných zásilkách. Pokud jste společnost, která dodává zboží, poskytněte svým zákazníkům takovou pozornost.
Určete způsob odeslání oznámení. Nejčastěji používanou metodou pro zasílání upozornění na předání zásilky je e-mail.
Oznámení o názvu. Do horní části oznámení vložte název "Předávací zásilka". Pokud posíláte oznámení e-mailem, zapište jej také do řádku předmětu. Zahrnout stručné prohlášení zákazníkovi, že to slouží jako upozornění, že objednané zboží je na cestě.
Uveďte podrobnosti objednávky. V prepravě zásilky by měly být uvedeny několik klíčových informací. Měl by jasně uvést název vaší společnosti, aby okamžitě informoval zákazníka o tom, kdo zasílá toto oznámení. Zahrňte typ použitého způsobu dopravy, číslo sledování a předpokládaný den příjezdu.
Zahrnout informace o celním odbavení. Když je zboží odesláno do zámoří, potřebuje se pro dokončení několik důležitých dokumentů. Tyto formuláře obecně vyplňuje odesílatel a dopravce zboží. Celní doklady zajišťují, že zboží bude možné provést celním odbavením. Předávací prvek zásilky obsahuje tyto informace, aby zákazníkovi ukázal, že byly dokončeny správné formuláře. Pokud tyto formuláře nejsou dokončeny správně, může dojít k problému s přepravou.
Připojte další důležité dokumenty. Při předání zásilky často připojují mnohé společnosti některé dokumenty, které mohou obsahovat nákladní list, obchodní fakturu, seznam obalů nebo bezpečnostní list s údaji o bezpečnosti materiálu, jenž je označován jako bezpečnostní list.
Uveďte své kontaktní údaje. Jedná se o jednu z nejdůležitějších podrobností, které zásilka obsahuje. Jedná se především o telefonní číslo, které zákazník zavolá, pokud nastanou nějaké otázky, obavy nebo problémy.
