U mnoha firem je odesílání a přijímání faxů každodenní. Faxování je tak obyčejné, že se snadno dostanete do příležitostné komunikace. Po několika jednoduchých krocích pomůže vaše faxy vypadat profesionálně. Cvičení správné faxové etikety zajistí, že vaše firma udržuje profesionální pověst, kterou jste tak tvrdě pracovali.
Odesílání faxů
Vždy pamatujte si, že faxové dokumenty jsou obchodní procesy. Proto si pamatujte tyto základní pokyny:
-
Vždy obsahujte titulní stránku bez jakýchkoli zbytečných informací nebo uměleckých děl. Na titulním listu uveďte své jméno a kontaktní informace, počet stránek (včetně krycího listu faxu), zamýšleného příjemce a další relevantní informace. Nezapomeňte, že příjemce faxu nemusí být jediný, kdo uvidí dokument, a proto nezapomeňte, že kryt krytu faxu je profesionální.
-
Po odeslání faxu uskutečněte následné volání příjemci. To nevyžaduje hloubkovou diskusi o tom, co obsahuje fax. Jednoduše potvrzujete, že byl fax přijat. V tomto rozhovoru je vhodné umožnit osobě, aby věděla, že vám mohou bezplatně zavolat na faxové materiály a případné další otázky.
-
Použijte diskrétnost při faxování citlivých nebo důvěrných informací. Pokud posíláte informace osobní povahy, zavolejte, abyste věděli, že fax předem odesíláte. Jedním ze způsobů, jak se tomuto problému vyhnout, je použít službu on-line faxování. Tyto služby jsou odesílány faxem přímo do osobního počítače.
-
Buďte opatrní při odesílání nevyžádaných materiálů. Každý, kdo pracuje v kanceláři, ví, jak mohou být obtěžující tyto reklamy za nižší zdravotní pojištění a zlevněné výlety na Havaj. Pokud odesíláte nevyžádané faxy svým zákazníkům, učinte tak pouze v těch výjimečných případech, kdy je to zaručeno. Pokud obdržíte od příjemce požadavek, aby tyto faxy neobdržel, respektujte jejich přání a odstraňte je ze seznamu.
Přijímání faxů
Stejně jako při odesílání faxů existují také etikety týkající se přijímání faxů:
-
Respektujte soukromí obdržených důvěrných faxů. Nesdílejte osobní údaje se svými spolupracovníky, které byly určeny výhradně k prohlížení.
-
Nenechávejte citlivé faxy ležet, kde by je ostatní mohli potenciálně vidět. Zpracujte faxy, jako byste měli jiné důvěrné papírování.
-
Pokud obdržíte fax omylem, nechte odesílatele vědět tím, že mu zavoláte. Obvykle se požaduje, abyste zlikvidovali všechny chybějící přijaté faxy.
