K efektivnímu psaní zpráv o podnikání existuje řada vlastností. Manažeři by například měli předem sestavit své zprávy, aby obsahovali všechny potřebné informace. Manažeři by navíc měli vysvětlovat zvláštní výrazy nebo slova, která jsou mimo základní znalostní bázi čtenáře. Pět klíčových charakteristik má však tendenci podtrhnout nejúčinnější obchodní zprávy.
Úplnost
Zprávy musí být úplné v tom, co se snaží vyslovit. Nejlepším způsobem, jak zajistit kompletní psaní zpráv, je zajistit, aby jste pokryli všechny své cíle. Cílem zprávy o marketingovém výzkumu může být například stanovení úrovně spokojenosti zákazníků s produkty, cenami a zákaznickým servisem. Kromě toho může váš cíl zahrnovat zjištění, proč někteří zákazníci přestali kupovat vaše produkty nebo služby. Struktura typické obchodní zprávy obsahuje úvod, tělo a závěr. Měli byste také zahrnout shrnutí pro manažery nebo kolegy, kteří mají jen čas na skenování výsledků vaší zprávy. Použijte body shrnutí ve svém shrnutí a zdůrazněte pouze ty nejvýznamnější body nebo nálezy.
Přesnost
Vaše zprávy by měly být vždy správné, když uvádějí fakta nebo čísla. Například marketingoví manažeři mohou chtít ve svých zprávách rozptýlit finanční informace. Finanční manažer může manažerovi marketingového výzkumu poskytovat čtvrtletní údaje o tržbách a zisku za dva různé roky. Je na manažerovi marketingového výzkumu, aby správně hlásil tyto prodeje a zisky, když je zahrnoval ve zprávě. Podobně budete muset zálohovat některá z vašich tvrzení s odkazy. Proto musíte se ujistit, že plně porozumíte jiným autorským výrokům předtím, než se na ně odkazujete.
Použití jednoduchého jazyka
Zpráva ve zprávě by měla být jednoduchá, podle webové stránky Podnikatel. Měli byste napsat své zprávy, jako byste se obrátili na někoho s vysokoškolským vzděláním. Použijte jednoduchá slova a vysvětlení pro abstraktní myšlenky nebo témata. Manažer by se také měl vyhýbat používání technických termínů při oslovování členů publika mimo jeho pole. Například marketingové výzkumné profese by měly místo výrazů marketingového výzkumu "open-ended" a "closed-ended" používat slova "více možností" a "vyplnit-prázdný". Rovněž zachovávejte krátké a věty věty.
Správný pravopis, interpunkce a slovesný čas
Jednoduše neexistuje omluva pro vyloučení zpráv s pravopisnými nebo gramatickými chybami. Vždy spusťte své přehledy pomocí kontroly pravopisu v počítači. Nechte někdo jiný správnou zprávu o možných gramatických chybách nebo použití špatných slovesových časů. Ujistěte se, že ve správných místech všech zpráv obsahuje čárky, období, otazníky a vykřičníky.
Použijte aktivní hlas
Aktivní hlas umožňuje psát autoritou ve zprávách, na rozdíl od pasivního hlasu. Používejte slova nebo fráze, jako jsou popravy, řízení a zjišťování, namísto jejich pasivních protějšků: provádění, řízení a průzkum. Použijte slova, která končí v "ed", protože představují aktivnější hlas.
