Schůzky mohou plavat bez řádného plánování, a to i s jasným účelem a vhodnými účastníky. Použití agendy pro plánování schůzky může pomoci při sběru hladce a efektivně řešit klíčové problémy nebo témata. Plánování vpředu dává účastníkům setkání znalosti o tom, co očekávat, čas na přípravu a poskytuje pořadí, ve kterém se budou diskutovat. Dalším důvodem, proč jsou agendy populární, je to, že všechny zachrání.
Co je program?
Jednoduše řečeno, program je seznam nebo plán. Tento seznam obsahuje témata a problémy nebo problémy, které budou projednány během schůzky. Existuje celá řada formátů agendy; účel a typ schůzky určí, který formát agendy se má použít. Typy programů, které se obvykle používají, zahrnují neformální, formální, upřednostňované a načasované. Seznámení se s každým formátem agendy vám umožní efektivně vybrat správný typ pro vaše potřeby.
Neformální a formální
Neformální agenda v podstatě odkazuje na neformální seznam bodů, které budou projednány během schůzky a často se na poslední chvíli shromažďují. Formální program má více formátu. Tento formát zahrnuje typ schůzky, seznam facilitátor schůzky a seznam všech účastníků. Agenda se pak řídí specifickou objednávkou: výzva k objednání, volání, minuty z minulé schůzky, otevřené otázky, nové obchody a odklady.
Prioritní a časované
Prioritní agendy se řídí prioritním systémem. Položky jsou dány pořadí podle vnímaného významu pro skupinu. Témata jsou pak diskutována v tomto pořadí. Časované agendy odkazují na použití nastavené časové lhůty pro schůzku - obvykle je přidělen časovač, který pomáhá zůstat na úkolu. V tomto formátu by agenda byla nastavena v časových intervalech. Například 9: 30-9: 35: socializace / zahřátí, 9: 35-9: 40: přezkoumání účelu a požadovaného výsledku, 9: 40-9: 50: přezkoumání minut z posledního setkání.
Bottom Line
Neváhejte a požádejte o vstup dalších účastníků při vytváření agendy. Účastníci mohou poskytnout cenné informace o tom, která témata nebo problémy je třeba projednat. Mít vhodné účastníky je klíčem k dobře naplánovanému a úspěšnému setkání. Všechny agendy by měly obsahovat účel setkání; mají jasné požadované výsledky; klasifikovat témata agendy jako sdílení informací nebo zpracování informací; a končit tématem a rozhovorem o dalších krocích.
