Formalizovaná organizační struktura se zaměřuje spíše na role a pozice než na lidi v pozicích. Formalizace je proces vytváření formalizované struktury a zahrnuje udržování této formální struktury v průběhu času. Formalizace organizační struktury se běžně zahajuje ve snaze o racionalizaci rozhodovacího procesu. Formalizovaná organizace je kritická pro organizaci, ve které jsou problémy známy a změny jsou prováděny pomalu a účelově.
Formální vs. neformální struktura
Na rozdíl od neformální organizační struktury, která oceňuje jednotlivce nad pracovní pozicí a umožňuje vývoj rolí předepsaných držitelem pozice, formální organizační struktura sestává ze stanovených rolí, které se snadno nezmění. Neformální organizační struktury jsou v některých ohledech více inovativní než formalizované struktury. Neformální struktura je však nejužitečnější pro rychle se měnící odvětví, jako je například odvětví technologií. Navíc velikost organizace může naznačovat požadovaný stupeň formalizace. Je nezbytné pochopit potřeby jednotlivých organizací při určování, která struktura je pro každou situaci nejúčinnější.
Identifikace
Formalizace může být určena podle míry, do jaké jsou organizační role odděleny od jednotlivců, kteří vykonávají tyto role. Formalizovaná organizační struktura se skládá z hierarchické struktury hlášení a rozhodování zhora dolů. Je uznáváno existencí explicitních, kodifikovaných norem a předpisů. Formalizovaná struktura obvykle zahrnuje více vrstev dohledu, včetně ředitelů nejvyšší úrovně nebo vedoucích oddělení, středních manažerů a provozních supervizorů.
Výhody
Jedinou výhodou formalizace organizační struktury je rutinní charakter posloupnosti. Úlohy určité pozice zůstanou stejné, bez ohledu na to, kdo obývá určitou pracovní pozici. Pracovní postupy jsou zdokumentovány tak, že nový zaměstnanec může být snadno vložen do volné pozice bez změny procesů spojených s danou pozicí. Trvalá struktura formalizované organizace se nemění, pokud není záměrně změněna vedením. Struktura je snadno srozumitelná a vysvětlena. Kromě toho je snadné dosáhnout sjednocení každodenních pracovních procesů s celkovým posláním organizace v oficiální organizační struktuře.
Organizační schéma
Struktura formalizované organizace, jakož i role a vztahy mezi těmito úlohami jsou typicky viditelné pomocí organizační struktury. Graf znázorňuje jednotlivé role v organizaci, včetně toho, komu se hlásí. To také ilustruje, jak informace a rozhodnutí proudí v rámci organizace. Organizační schéma je cenným nástrojem formalizačního procesu.
