Agendy utvářejí očekávání zasedání. Použití šablony agendy poskytuje standardizaci a formální formát pro schůzi ředitele. Plánování schůzek ukazuje profesionalitu a připravenost potřebnou pro hladké setkání. Rozesílání vaší agendy jeden nebo dva před schůzem umožní účastníkům připravit a předvídat prezentace a diskuzi o setkáních. Ředitelé často mají zaneprázdněné plány s malým časem, aby si mohli třídit složité dokumenty. Čím jednodušší můžete formát agendy, tím jednodušší bude ředitelům a asistentům určit cíl, místo a témata setkání.
Vytvořte agendu schůzky ředitele v programu pro zpracování textu, například v aplikaci Microsoft Word. Aplikace Word je aplikace, která má nejvíce přístup a poskytuje několik šablon, které si můžete stáhnout jako schůzku. Program můžete přizpůsobit firemním logem a jménem.
Do záhlaví agendy zadejte název schůzky, datum, čas, umístění a informace o konferenčním hovoru. Prezentujte informace jasně v horní části stránky a zaměřte se na ně tak, aby pozvaní jasně věděli, jak a kdy mají přístup ke schůzce. Můžete také chtít přidat seznam pozvaných a facilitátorů, jak to umožňuje místnost na stránce.
Vyžádejte si témata od zúčastněných ředitelů. Pošlete e-mail nejméně týden před schůzí a požádejte o témata. Seznamte témata tématu podle toho, jak plánujete prezentovat jednotlivé témata. Na šabloně uveďte každou položku agendy číslem nalevo a jméno osoby odpovědné za vedení diskuze napravo od tématu. Je-li čas omezen, můžete přiřadit časové rámce k jednotlivým tématům a uvést je vedle položky agendy.
Seznamte "Další kroky" a "Další položky" jako poslední dvě položky programu. To umožní, aby vaše schůzka skončila s položkami akčního plánu a dalšími tématy, která nemusí být v agendě oficiálně uvedena.
Tipy
-
Pro následující schůze ředitele použijte stejný formát agendy. Ředitelé budou zvyklí na prohlížení formátu agendy a snadné prohlížení podrobností a témat. Ujistěte se, že vaše agendy jsou přehledné, mají dostatek prostoru mezi řádky a jasně ukazují účel dokumentu a důvod pro schůzku.
