Agendy jsou jako setkání s vysokým oktanovým palivem - mohou výrazně zlepšit efektivitu a produktivitu každého rozhodovacího procesu. Jedna dobrá agenda může snížit počet schůzek potřebných k dokončení projektu na polovinu a výrazně snížit tendenci setkání se scházet v diskusích, které nejsou užitečné pro dosažení cílů.
Role agendy
Cílem programu je usnadnit rozhodovací proces mezi členy skupiny. Může se jednat o upgrade technologií nebo diskuzi o rozpočtu. Agenda napomáhá udržení účastníků setkání zaměřených na konečné rozhodnutí. Agendy rovněž usnadňují vyhodnocení úspěchu zasedání tím, že poskytnou kontrolní seznam pro následné sledování a odpovědnost.
Formáty
Na prvním řádku agendy by měl být uveden cíl a účel setkání. Některé formáty agend upřednostňují uvedení cíle spolu s dílčími cíli po každé položce programu. Oba formáty vytvářejí rámec pro diskusi. Agendy se mohou lišit od jednoduchých až po složité. Mohou obsahovat přílohy a čtecí materiál nebo program z předchozího zasedání. Typ použitého formátu je obecně stanoven formálností a délkou schůzky. Dobrým pravidlem je, že formát by měl odpovídat šatem účastníků schůze; to znamená, že schůzka plná sandálů a šortky se může dostat neformální agendou, zatímco místnost plná obleků může vyžadovat formální agendu.
Neformální vs. formální
Krátké nebo neformální setkání lze zahrnout do e-mailu nebo připomenutí schůzky. Může obsahovat jeden řádek pro cíl setkání a pak tři až pět krátkých diskusních bodů. Dlouhá agenda je obvykle úplná stránka, která obsahuje název, místo konání, datum a čas, cíle a témata nebo body diskuse. Dlouhé schůzky by měly zahrnovat i časy pro každé téma diskuse a jméno přednášejícího. Obě formáty agendy by měly skončit se sekcí pro "Další kroky" pro následné kroky. Tyto "další kroky" se stanou základem pro témata jednání na další schůzi.
