Podle Purdue University Online Writing Lab (OWL) jsou napsány poznámky, které zdůrazňují nebo řeší problémy. Vysoká škola podnikání Severní Kentucky prohlašuje, že by memorandum mělo komunikovat spoustu informací v omezeném prostoru. Způsob formátování poznámek závisí na společnosti, účelu poznámky a příjemců poznámek. Zprávy interních zaměstnanců mohou poskytovat informace, analýzy a závěry, informace o pracovní době nebo pokyny pro správné používání zařízení.
Položky, které budete potřebovat
-
Papír
-
Pen a tužky
Naučte se základní účel a formát poznámky. Poznámky jsou obvykle interní dokumenty používané pro komunikaci s pracovníky. Účely mohou zahrnovat upomínky, žádosti o činnost, oznamování změny nebo poskytnutí oficiálního oznámení. Formát poznámky obsahuje nadpis, úvod, tělo, souhrn a uzavření. Přílohy jsou uvedeny v dolní části dokumentu.
Určete účel vaší poznámky a případné přílohy. Určení příjemců poznámky. Správci a správci často dostávají kopie poznámek a může existovat požadavek zahrnout kopii do souboru. Zjistěte, co pověsí poznámka, a vytvořte hrubý tah. Zkontrolujte zásady společnosti pro použití hlavičkového papíru, který je schválen pro poznámky.
Dokončete nadpis, počínaje "Datum." Zahrnout jména a tituly primárních příjemců v sekci "Komu". Může jít o jednu nebo více osob, nebo může určit skupinu lidí, jako jsou všichni správci účtů. Zahrnout do části "cc" jména a tituly těch, kteří obdrží kopie poznámky. Zahrnout do sekce "Od" jméno a název osoby, která posílá poznámku. Zahrnout do části "Předmět" krátký nadpis, který popisuje účel poznámky.
Zahrnout úvodní odstavec, který vysvětluje účel poznámky, poskytuje pozadí pro tento účel a poskytuje přehled o tom, co bude následovat v následujících odstavcích. Zahrňte varování pro čtenáře, pokud poznámka obsahuje zásady nebo jiné důležité informace.
Zahrnout informace v těle nebo v hlavním textu poznámky, která rozšiřuje úvod a přehled. Například poskytnout pozadí vedoucí k změně politiky. Oddělte a objednávejte odstavce podle obsahu. Použijte krátké odstavce v poznámce. Tato část může být jeden nebo dva odstavce nebo několik stránek, v závislosti na účelu poznámky.
Vložte souhrn a zavřete. Shrnutí nemusí být nutné pro jednostránkové poznámky, ale může být užitečné u dlouhých dokumentů obsahujících složité informace nebo pokyny. Zavřete tím, že poděkujete čtenáři a nabízíte pomoc při zodpovězení otázek nebo vysvětlení obsahu poznámky. Pokud neexistuje shrnutí, uveďte stručné shrnutí v závěrečném odstavci. Informujte čtenáře, pokud jsou obsahy v paměti důvěrné.
Poznámka na konci poznámky seznam příloh uvedených v poznámce. Použijte slova "Attached" nebo "Enclosed" pro označení seznamu příloh. Nezahrnujte přílohy, které nejsou uvedeny v poznámce.
Podepsat poznámku. Spisovatelé spisů obvykle začínají nebo podepisují poznámky v sekci záhlaví vedle položky "Od". Formální poznámka může vyžadovat úplný podpis a datový řádek na konci dokumentu.
Tipy
-
Zkontrolujte kopie firemních poznámek a zjistěte styl a formátování. Zeptejte se, zda je pro odeslání poznámky nutné schválení.Ověřte všechny faktické informace dříve, než je začnete vložit do poznámky. Požádejte někoho o opravu své poznámky.
