Zpráva o poznámce o vysílací stránce funguje podobně jako rezumé průvodní dopis. Přemýšlejte o tom jako o vašem osobním smyslu pro čtenáře. Napište, co jste řekli příjemci, pokud jste mu předali zprávu osobně, ale nejprve shromážděte své myšlenky.
Než píšete, je důležité přesně určit, co chcete říci. Určete své publikum a zhodnoťte jejich specifické potřeby a potřeby. Vezměte tyto body do úvahy při sestavování poznámky o přenosu a zbytek zprávy nebo návrhu.
Adresa poznámky o přenosu pomocí jednoduchého formátování poznámek. Pokud má vaše organizace šablonu poznámky, použijte ji. Pokud toto nastavení nepoužíváte jako výchozí bod:
MEMORANDUM
Komu: Jméno a název příjemce Od: Vaše jméno a název Datum: Datum, kdy jste zapnul svůj přehled Předmět: Název sestavy
Napište úvodní příkaz. "Zde je zpráva, kterou jste požádali o …". To nemusí být dlouhé. Několik jednoduchých vět bude dělat tuto práci. Použijte formát obchodního bloku pro tento odstavec a zbytek poznámky. Umístěte mezi každý odstavec tvrdý nebo prázdný prostor, ale před spuštěním nové sekce neukládejte kartu ani odsazení.
Napište úvodní odstavec. Popište rozsah zprávy, přesně to, co bude pokrývat a jak jste shromáždili vaše informace.
Napište tělo poznámky. Vysvětlete, jak užitečná bude zpráva pro čtenáře. Předložte své hlavní závěry a zdůrazněte zajímavá zjištění nebo kapitoly, které jsou pro vaše publikum zvlášť zajímavé. Veškeré informace, které zpřístupní vaši zprávu čtenáři, mohou být součástí této části. Můžete dokonce chtít podat návrhy na další výzkum.
Vytvořte závěrečný odstavec. Napište krátkou zprávu díky vaší čtenáři a uvědomte si jakoukoli významnou pomoc, kterou jste dostali od spolupracovníků. Také nabídněte vyjasnění všech bodů nebo v případě potřeby proveďte další práci.
Zkontrolujte dokument pro chyby pravopisu a gramatiky.
Nechte svého kolegu důvěřovat své práci. Její čerstvé oči budou nulové na matoucí řeči a typosích.
Proveďte všechny nezbytné změny a začleňte návrhy korektorů.
Vložte vyplněnou poznámku o předání do zbývající části zprávy. Umístěte ji těsně před obsah a po titulní stránce sestavy.
Tipy
-
Napište poznámku o předávání a dalších prefatačních částech zprávy, protože odkazují zpět na zbytek dokumentu.
Varování
Poznámky o přenosu se používají pouze pro interní dokumenty. Pokud je váš přehled určen pro externí publikum, jako potenciální klient, napište místo toho dopis vysílání. Informace budou stejné, ale použijte obchodní dopis formující dokument.
