Efektivní komunikace se zaměstnanci je jednou z výzev manažera. Na rozdíl od osobního rozhovoru, ve kterém může být zpráva přizpůsobena osobě, která ji obdržela, mluvit se zaměstnanci jako celku, musíte mluvit ve stylu, který je vhodný pro všechny. To může být zvláště obtížné při psaní negativních poznámek - těch, které jsou kritické nebo které přinášejí špatné zprávy. Zachycení takové missive vyžaduje, aby manažer byl přímý, ale také taktický. Cílem by mělo být povzbudit své zaměstnance, aby změnili své činy, aniž by vyvolávali špatné pocity.
Nejdřív poskytněte špatné zprávy. Při psaní negativních poznámek je obecně nejlepší dostat se ke špatným zprávám hned. Zahrnutí významného množství odkazů na zprávu má několik nevýhod: za prvé, může to znělo, jako byste ztuhli; za druhé, někteří zaměstnanci mohou přestat číst před tím, než se dostanou k bodu memoranda; a za třetí, jestliže zpráva byla očekávána, mnoho zaměstnanců přeskočí úvod stejně. Tón této části by měl být přímý a jasně stanovená. Snažte se vyhnout hněvu nebo nadměrné negativitě.
Nabídka povzbuzení. Poté, co jste předložili špatné zprávy, posuňte tón a zaměření své poznámky tak, aby byly o něco optimističtější. Pokud byl váš dopis kritický, nabídněte slova chvály a povzbuzení. Pokud jste doručili nepříjemné zprávy, zdůrazněte pozitivní zprávy. Cílem vaší práce jako manažera je vést, což je úkol, který není nikdy důležitější než v době těžkostí.
Představte řešení. Jedna z dilemat, kterou zaměstnanci často čelí při přijímání negativních poznámek, neví, jaká opatření jejich nadřízený chce, aby se teď ujali. Ve třetí a poslední části dopisu nastíní jasný postup, který mohou zaměstnanci podniknout, aby situaci zlepšili. Tento pokyn by měl zaměstnancům poskytnout jasné kroky a měl by být doručen optimistickým tónem.
Přečtěte si to nahlas. Před odesláním poznámky byste se měli podívat na to a pak si je nahlas přečíst. Přečtěte si to nahlas nejprve pro sebe a pak pro alespoň jednu další osobu, která může poskytnout zpětnou vazbu. Poslouchejte pozorně své vlastní slovo a zkuste slyšet jakýkoli jazyk, který by mohl být špatně interpretován. Poté, co provedete tyto opravy, měl by být dopis opravován na gramatiku, interpunkci a pravopis - aby se zaměstnancům ukázalo, že jste dopis napsali opatrně.
