Většina společností připravuje roční rozpočet, který se také běžně označuje jako roční plán. Nejvyšší vedení, zejména generální ředitel, odpovídá za schválení konečného rozpočtu, který se pak stává příručkou pro provozování společnosti. Proces schvalování může někdy trvat déle než samotná příprava rozpočtu, protože je třeba přijmout obtížné rozhodnutí o stanovení priorit výdajů. Při rozhodování je zapotřebí rozsáhlé diskuze mezi manažerským týmem.
Rozpočtová konsolidace
V korporacích dostatečně velkých, aby měly oddělení nebo divize, jsou manažeři těchto funkčních jednotek zodpovědní za přípravu vlastních rozpočtů, které předkládají finančnímu oddělení. Rozpočtové oddělení jsou konsolidovány finančními zaměstnanci, aby vytvořily rozpočet pro společnost jako celek. Rozpočtový proces často začíná top managementem, který poskytuje pokyny pro divizní manažery k použití, jako jsou předpoklady o tom, co bude ekonomické prostředí v nadcházejícím roce. Zda rozpočet manažera dostane schválen nebo ne, je často závislá na tom, jak pečlivě se řídí danými pokyny. Pokud se vrcholový manažer snaží udržet nižší náklady, manažer, který navrhuje navýšení výdajů o 20% pro své oddělení, bude pravděpodobně muset změnit svůj rozpočet.
Recenze pracovníků financí
Finanční oddělení provádí počáteční přezkoumání rozpočtů oddělení. Analyzují navrhované výdaje nebo v případě oddělení produkujících příjmy předpoklady použité při přípravě prognózy výnosů. Hledají výrazné odchylky od loňského rozpočtu. Jejich cílem je zajistit, aby každý rozpočet byl rozumný a dosažitelný. Rovněž chtějí určit potenciální škrty v rozpočtu v případě, že vrcholové vedení rozhodne, že celkové navrhované výdaje společnosti jsou příliš vysoké.
Recenze vrchního vedení
Top management se zabývá konsolidovaným rozpočtem a rozhoduje, zda jsou prognózy výnosů a zisků v souladu s cíli, které stanovili pro nadcházející rok. Pokud je plánovaný zisk nižší, než očekával, společnost musí buď určit způsoby, jak vygenerovat další výnosy, nebo snížit výdaje na snížení zisku. Analýza poskytovaná finančním oddělením je mimořádně užitečná, když jim pomáhá určit oblasti, které potřebují od divizních manažerů další vysvětlení - nebo náklady, které se zdá být příliš vysoké a mohou být zkráceny.
Diskuse s řediteli divizí
Vedoucí vedení se setkává s každým správcem divizí, někdy s přítomným členem finančního oddělení, aby lépe porozuměl požadavkům na rozpočet, které manažer předložil. Vedoucí divize musí být připraven ochránit své žádosti. Top management musí zvážit důsledky velkých rozpočtových škrtů. Zastavení marketingových výdajů může například mít nepříznivý dopad na budoucí výnosy. Nejvyšší vedení má obtížnou úlohu zajistit, aby každé oddělení disponovalo potřebnými prostředky k efektivnímu fungování a zároveň udrželo celkové výdaje natolik nízké, že společnost může udržet ziskovost.
Těžké rozhodnutí
Vedoucí oddělení nemusí být spokojen s konečným rozpočtem, pokud se domnívá, že vrcholový management provedl výrazné škrty. Ale doufejte, že vrcholové vedení oznámilo důvody těchto těžkých rozhodnutí. Jakmile dokončí schvalovací proces rozpočtu, každý manažer by se měl cítit spravedlivě. V ideálním případě se domnívá, že má dostatečné prostředky na to, aby dosáhl svých cílů v oddělení, a v důsledku toho je připraven zajistit maximální úsilí v nadcházejícím roce.
