Veřejné vnímání společnosti nebo agentury může být výrazně ovlivněno její externí komunikací, zatímco spokojenost zaměstnanců společnosti závisí zčásti na její vnitřní komunikaci. Vytvoření efektivní zprávy nebo komunikační kampaně začíná zkoumáním několika faktorů.
Odpověď na hlavní otázku
Ve světě, kde jsou lidé potlačováni tisíci zpráv každý den, je jejich primární otázka často "Proč bych se měla starat?" Nebo "Co je v tom pro mě?" Efektivní komunikace dělá tuto odpověď jasně čtenáři nebo posluchači. Zeptejte se sami sebe, jaké informace by byly pro vás nejdůležitější, pokud jste byli členem publika a ujistěte se, že vaše materiály dodají tyto podrobnosti. Zdůrazněte výhody na začátku zprávy nebo materiálů před přidáním méně důležitých informací.
Zjednodušení
Udržování komunikace přímo zvyšuje pravděpodobnost, že bude efektivní. Zaměřte se na úroveň čtení šesté až osmé třídy pro písemné materiály. Nepoužívejte akronymy, regulační termíny nebo žargon. Smazat slova, pokud průměrná osoba, kterou jste zastavili na ulici, by neznal svůj význam. Při přípravě písemných materiálů dodržujte krátké věty a rozdělte kopie s nadpisy a grafikou. Stránky plné textu nejsou pro potenciální čtenáře lákavé.
Metody
Poskytněte informace zákazníkům a zaměstnancům prostřednictvím různých formátů. Zprávy, textové zprávy a e-maily mohou být použity k sdělování naléhavých informací, zatímco bulletiny mohou být vhodnou volbou pro obsah, který je méně časově citlivý. Webová stránka je nezbytná pro komunikaci s externím publikem a dobře organizovaná intraneta, která zobrazuje obsah zpráv a praktické zdroje, může být pro zaměstnance velice užitečná. Začlenění video prezentací umožňuje oslovit vizuální žáky a nabídnout nové perspektivy nebo detaily. Uspořádání setkání se zaměstnanci nebo veřejností nabízí osobní kontakt, který může stavět důvěryhodnost a učinit z publika pocit cennosti.
Včasnost
Informace, které zákazníci potřebují vědět, by měly být sděleny co nejrychleji. Když se publikum dozví informace od médií namísto přímo z vaší organizace, může dojít k názoru, že jste chtěli tyto informace skrýt, nebo že se o vaše publikum skutečně nestaráte. Centra pro kontrolu nemocí konstatuje v příručce pro krizovou komunikaci, že dvě z nejzávažnějších chyb, které může organizace při komunikaci se zúčastněnými stranami poskytnout, jsou informace, které jsou příliš málo a příliš pozdě nebo se objevují jako arogantní a nehodnocující zúčastněné strany. Tyto myšlenky jsou shrnuty v agenturním sloganu: "Buďte první. Mít pravdu. Buďte důvěryhodní."
Transparentnost a frekvence
Zaměstnanci a veřejnost jsou často podezřelí vůči korporacím a vládním agenturám, ale můžete zvýšit důvěru tím, že zvýšíte průhlednost vašich zpráv. Vedoucí pracovníci by měli být připraveni se špatnými zprávami a být ochotni vyjádřit lítost, kterou cítí v souvislosti s obtížnými okolnostmi. Sdílení argumentů za složitá rozhodnutí může také stavět porozumění.
"Když odhalíte škodlivé informace, které nemusíte odhalovat, získáváte si pověst transparentnosti," říká Peter Sandmann, odborník na komunikaci v oblasti rizik a firemní poradce. "Lidé si začínají všimnout, že když uděláte něco špatného, tak to říkáte; Z toho vyplývá, že když to neříkáš, neudělal jsi nic špatného."
Zákazníci a zaměstnanci by neměli jen slyšet od vás, když jsou zprávy špatné.Měsíční zpravodaj nebo čtvrtletní schůzky mohou zaměstnance informovat o aktivitách společnosti, zatímco články na internetových stránkách společnosti a opt-in e-maily udržují zákazníky ve smyčce.
