Zaměstnanci, kteří platili za schválené podnikatelské výdaje z vlastních zdrojů, mohou obecně očekávat od svých zaměstnavatelů úhradu. Aby se taková úhrada usnadnila a aby bylo zajištěno, že náklady jsou přesně zaúčtovány do účetní závěrky společnosti, očekává se, že zaměstnanci předloží podrobnou zprávu o všech takových mimořádných výdajích.
Položky, které budete potřebovat
-
Počítač
-
Počítačová tiskárna
-
(nepovinné) Šablona výkazu výdajů společnosti
Pokud vaše společnost poskytuje šablonu výkazu výdajů, otevřete ji a postupujte podle jejích pokynů.
Pokud ne, shromážděte své příjmy dohromady a umístěte je v chronologickém pořadí. Uvádějte také seznam všech výdajů, za které nemáte potvrzení, jako jsou kilometry v automobilech a vedlejší události, jako jsou noviny a občerstvení zakoupené od hotelových automatů.
Pokud vytváříte vlastní přehled bez šablony poskytnuté společností, použijte tabulku počítače. Vytvořte šablonu a zkopírujte ji do nového listu pro každou novou sestavu, kterou připravíte. Každé záhlaví listu by mělo zaznamenat vaše jméno, název oddělení a kód a období, na které se zpráva vztahuje. Pod těmito informacemi by vaše šablona měla mít alespoň pět sloupců s nadpisem Datum, příjemce, účel nebo popis a částku. V závislosti na zásadách společnosti může být nutné přidat další sloupce pro takové informace, jako jsou účetní kódy, účastníci schůzky a podobně.
Uveďte své výdaje na svůj list v pořadí podle svých příjmů a seznamu jako zdroje. Připravte jednu zprávu za období - ať už jednou týdně, dvakrát měsíčně, měsíčně nebo jinak, obvykle uvedené v zásadách společnosti. Máte-li několik příjmů za jeden den, pomůže je seskupit podle druhu nákladů, jako jsou výdaje na stravování a náklady na parkování.
Pokud obdržíte paušální příspěvek pro jakýkoli účel, zadejte ho po řádně zaplacených výdajích do jeho vlastního řádku v dolní části zprávy.
Pokud vám nahradíte kilometrový kilometr, který jste obdrželi na svém osobním vozidle, měli byste vést denní přehled o automobilech a převést počet kilometrů na zprávu o výdajích denně nebo týdně, a to v souladu se zásadami společnosti. Zadejte počet kilometrů na svůj vlastní řádek jako samostatnou položku výdajů. Do sloupce příjemce, míry a rychlosti míle ve sloupci Popis (tj. "275 mil @ 58 centů / míle") zadejte slova "Osobní automatický kmitočet" a částku, která má být uhrazena ve sloupci Částka. Všimněte si, že každý zaměstnavatel má vlastní míru úhrady kilometrů.
Po zadání všech výdajů je zařadit jako poslední položku ve sloupci částky. Pokud jste obdrželi hotovostní zálohu na pokrytí nákladů, odečtěte tuto částku z celkových výdajů. Jedná se o částku, která vám musí být uhrazena.
Různí zaměstnavatelé mají různé způsoby, jak předkládat příjmy. Může být požadováno, abyste předložili originální potvrzení, nebo že odešlete skenování nebo fotokopie. Možná budete muset křížové odkazy na ně, takže je snadnější, aby osoba manipulace s vaší úhrady vyrovnat výdaje s příjmem. Pokud předkládáte nárok na úhradu počtu kilometrů, měli byste také odeslat kopii vašeho automatického protokolu pro toto období.
Předložte svou výkazu výdajů ve formuláři a přiložte potvrzení v souladu se zásadami zaměstnavatele. Předkládejte pouze pracovní list obsahující výdaje aktuálního týdne, nikoliv celý soubor tabulky s prázdnou šablonou a mnoho týdnů výdajů.
Tipy
-
Vždy, když je to možné, zaplaťte za uhrazené výdaje kreditní kartou, kterou použijete pouze na tyto výdaje. To vám pomůže sledovat hrazené provozní výdaje a sladit jejich platbu.
Vyhněte se převzetí obchodních a osobních výdajů na stejný doklad.
Ověřte všechny výkazy a shromažďujte příjmy z výdajů v porovnání s částkami požadovanými ve zprávě. Mnoho chyb se vyskytuje, když lidé, kteří procházejí úkolem, převedou nesprávnou částku z potvrzení do výkazu výdajů.
Vždy se obraťte na svého HR, mzdové nebo účetní oddělení svého zaměstnavatele o pokyny ohledně přesného a přesného zaplacení výdajů.
Varování
Nikdy nelhal o výdajích. Jedná se o krádež společnosti a může mít za následek nepříznivé důsledky, jako je ukončení nebo trestní stíhání.
Obraťte se na svého zaměstnavatele na případná omezení týkající se toho, na co se můžete vrátit. Ne každý pokrm může být zaúčtován do nákladů a možná nebudete moci vynaložit náklady na alkohol, čištění či parkování. Váš zaměstnavatel by měl mít pokyny v tom, co je a není možné jej hradit.
Platit pouze za vlastní schválené obchodní výdaje - neplatíte výdaje jiných osob, pokud nemáte oprávnění k tomu. Také se vyvarujte úhrady výdajů jiného zaměstnance, který získá náhradu výdajů.
