Pokud jste vášnivý zaměstnanec a zjistíte, že některé z vašich postupů byste mohli zlepšit, můžete zvážit vypracování návrhu na zavedení nových postupů. Tento druh návrhu dopisu (nebo e-mailu) lze považovat za interní návrh. Psaní interních návrhů se trochu liší od psaní externích. Protože píšete lidem, kteří pracují ve stejné organizaci jako vy, můžete použít interní žargon a být méně citliví na používání důvěrných informací.
Vytvořte plán pro váš návrh. Určete publikum, kterému návrh řešíte. Chcete-li, aby vaše organizace zavedla nový účetní systém, například kontaktujte oddělení účetnictví, třeba kancelář hlavního účetního. Určete také účel vašeho návrhu - například implementaci určitého účetního systému. Navíc se obraťte na čtenáře. To vám umožní lépe pochopit, jak můžete přesvědčit diváky, že váš návrh by měl být přijat.
Začněte psát návrh. Na začátku jasně a jasně uveďte účel vašeho dopisu. Například můžete napsat: "Píšu tento dopis a požádám účetní oddělení, aby zvážilo zavedení účetního systému ABC."
Popište současné postupy ve vaší organizaci. Ukažte jakoukoli neúčinnost v současných postupech. Například aktuální účetní systém může být příliš náročný na provoz. Navíc může způsobit nákladné chyby.
Uveďte stručný popis nových postupů. Uveďte, jak se budou lišit od starých. Nejprve popište svůj návrh v několika větách. Potom proveďte tolik potřebných detailů. Ponechte však návrh krátký a stručný.
Uveďte argumenty, které podporují provádění navrhovaných nových postupů. Jasně uveďte výhody, které mohou nové postupy přinést organizaci. Možné výhody by mohly zahrnovat vyšší produktivitu, lepší kvalitu vyráběných výrobků nebo služeb, větší úsporu surovin a zvýšenou morálku zaměstnanců.
Zálohujte svůj návrh případnými dokumenty. Například nové postupy mohly být testovány jinde ve vaší organizaci nebo ve vašem oboru. Jasně vyznačte všechny podpůrné dokumenty a uvedete jejich význam v textu návrhu dopisu.
Uveďte podrobnosti o tom, jak lze navrhované postupy implementovat ve vaší organizaci. Pokud navrhnete zavést nový účetní systém, implementace by se mohla uskutečnit postupně. Na nějaký čas mohou být nové a staré systémy provozovány současně. Po testování nového systému může být starý systém zrušen.
Před tím, než ji předložíte, si přečtěte návrháře. Požádejte o kritiku. Diskutujte o návrhu a identifikujte body, kde lze zlepšit. Změnit některé věty v návrhu, aby bylo přesvědčivější.
Předložte svůj návrh.
Tipy
-
Použijte jednoduchý jazyk. Pokud potřebujete používat určité termíny, uveďte jejich definice, pokud si nejste jisti, že je osoba, která je čtená, obeznámená s nimi. Rovněž upřednostněte krátké věty, které jsou jasné a do té míry.
