Správné nahrávání minut jednání je kritickým krokem, který lze přehlédnout. V některých případech může být zákonem požadováno vedení zápisu z jednání. Ať už je to zákonný požadavek či nikoliv, je to dobrý způsob, jak se každý pořádat po schůzce zaměřit na všechny osoby a poskytnout historické záznamy o činnostech organizace.
Agenda jednání
Nastavení agendy pomáhá udržet schůzku v neuspořádanosti a umožňuje vám psát předběžný obrys zápisu. Tím šetříte čas a usnadňujete vyplnění políček na každém tématu, jak je popsáno.
Předběžné informace
Označte horní část dokumentu "Minutní schůzky pro Datum." V pravém horním rohu uveďte základní informace o schůzce. Mějte na paměti název společnosti, datum a místo schůzky a čas, kdy se schůzka začala a končí.
Kdo se zúčastnil
Zápisy by měly ukázat, kdo se zúčastnil schůzky. Uveďte jméno a název každé osoby. Pokud účastníci pocházejí z jiné organizace nebo jsou telefonicky zasazeni, je třeba si to vzít na vědomí. Nezapomeňte také, kdo zasedání schválil, což je obvykle firemní sekretářka.
Diskusní témata
Udržujte diskuzi o tématech jednoduché při sestavování minut. Neříkejte, co každá osoba řekla. Držte se základního popisu tématu a jasně uveďte, jaké rozhodnutí nebo výsledek bylo dosaženo. Není třeba dále rozpracovat v zápisu.
Napište minuty okamžitě
Zadejte okamžik zasedání. Čím více času prochází před minutami, tím větší pravděpodobnost zapomenete na něco důležitého, co se stalo. Někteří považují za užitečné, aby měli při schůzce kazetový magnetofon, aby měli při sestavování záznamů potřebnou kontrolu. Distribuovat kopii zápisu z jednání všem, kteří se zúčastnili.
