Zápisy z jednání mají za cíl shrnout nejdůležitější body schůzky. Účelem setkání je, aby se skupina setkala a rozhodovala. Konečným cílem zápisů z jednání je, v rámci této logiky, přesně shrnout rozhodnutí učiněná během schůzky. Minuty zasedání jsou učiněny ve formě poznámek a poté zapsány později v plné délce. Chcete-li tento proces trochu jednodušší, požádejte představitele schůzky o program nebo shrnutí událostí zasedání. Vytvořte schéma pro splnění minutových poznámek na základě agendy schůzky.
Položky, které budete potřebovat
-
Něco na psaní
-
Počítač (volitelné)
Věnujte pozornost rozhodnutím učiněným během diskuse. Nezapomeňte uvést všechny informace týkající se konečného rozhodnutí.
Použijte čas, kdy lidé diskutují o rozhodnutí učinit poznámky o klíčových otázkách, které se zdají být zapojeny do diskuze. Nebojte se, kdo to řekl.
Přečtěte si poznámky poté a zvýrazněte body, které jsou pro členy nejvhodnější. Vraťte se a prohlédněte si poznámky o všech relevantních informacích, které byly zmíněny, které se týkají aspektu vedení skupiny. Diskuse může narazit na důležitou tangenci, jako jsou papírování nebo právní obavy. Oddělte tyto informace a pošlete je vedoucím skupin.
Shrňte body, které jsou potřebné pro dobrovolníky a další partnery. Napište seznam úkolů, které je třeba vyplnit na základě rozhodnutí v diskusi. Pokud by například mělo rozhodnout o zřízení fondu na zmírnění deficitu finančních prostředků potřebných pro jiný projekt, poznamenejte, že dobrovolníci budou potřebovat plánovat fundraiser, dobrovolníky, inzerovat atd.
Použijte shrnutí zápisu z jednání pro e-mail pro členy a bulletiny.
Vytvořte standardní formát zápisu z jednání na základě obvyklých řízení. Uložte je, protože informace, které obsahují, se mohou stát později. Skupina se může nacházet v podobné situaci později, například když lidé, kteří organizovali původní fundraiser, již nejsou součástí organizace. Noví členové mohou využít minuty zasedání k nalezení řešení problémů, které jsou pro ně nové.
Nezapomeňte zaznamenat datum a čas konání schůzky s každým záznamem a také shrnutí účelu schůzky.
Napište minuty zasedání na krátké bloky o jednom až třech větách, takže to přečte jako novinový článek. To umožní snadnější pochopení základních bodů schůzky pro čtenáře.
