Struktura organizace zabývající se odběrem se pohybuje od jedné osoby odpovědné za nákup velkému centralizovanému oddělení nebo decentralizované organizaci se specialisty na zadávání veřejných zakázek, kteří pracují na samostatných místech nebo v obchodních jednotkách. Získání správné struktury je nezbytné, protože zadávání zakázek obvykle odpovídá polovině výdajů organizace, podle Referenční příručky pro firmy. Rovněž hraje důležitou roli v konkurenční strategii společnosti.
Individuální odpovědnost za nákup
V začínajícím nebo malém podniku může jedna osoba, jako je finanční ředitel, převzít odpovědnost za zadávání veřejných zakázek. Jednotliví členové řídícího týmu, jako například vedoucí výroby, ředitel kanceláře nebo marketingový manažer, si mohou zakoupit výrobky nebo služby, které splní své vlastní požadavky na oddělení. V tomto scénáři by společnost neměla konzistentní postup nákupu a nedostala by žádnou kupní sílu, aby sjednala lepší nabídky od roztříštěné skupiny dodavatelů.
Nákupní oddělení
Při růstu může společnost jmenovat vedoucí nákupu s odbornou kvalifikací. Společnost může také zaměstnávat jednoho nebo více pomocných nákupů, pokud se rozšiřuje rozsah zakázek. Manažer nebo tým přebírá odpovědnost za nákup dodávek pro všechna oddělení, projednávání jejich požadavků, identifikaci dodavatelů a zpracování objednávek. Koordinací veřejných zakázek může společnost umístit větší objednávky s preferovanými dodavateli. Může být schopna vyjednat nižší sazby a uložit stálé standardy kvality dodavatelům.
Centrální nákupní struktura
Společnosti s řadou míst, provozních divizí nebo obchodních jednotek mají volbu z provozování centralizovaných nebo decentralizovaných struktur. V centralizovaném modelu přebírá jednotlivá oddělení nákupu odpovědnost za koupi jménem společnosti. Oddělení, které může sestávat z ředitele nákupu, manažerů a asistentů, zavádí standardní postupy a postupy v celé organizaci s cílem snížit náklady, zvýšit efektivitu nákupu a dosáhnout konzistentní kvality. Pro zlepšení služeb na různých místech může oddělení jmenovat specialisty odpovědné za nákup určitých kategorií dodávek.
Decentralizovaná struktura zakázek
V decentralizovaném modelu společnost deleguje nákupní pravomoci na místa a divize. Manažeři nákupu a asistenti nakupují zásoby pro místní potřeby, i když mohou získat podporu od malé ústřední jednotky. Zatímco decentralizovaná struktura dává autonomii a snižuje překážky, může to vést k neúspěšnosti nákupu, nekonzistentním standardům a zvýšeným celkovým nákladům na zadávání zakázek.
Strategický model sourcingu
Společnosti, které potřebují nezbytné dodávky, jako jsou kritické inženýrské komponenty nebo chtějí sladit kvalitu u celé řady dodavatelů, se přestěhovaly z tradičních postupů zadávání zakázek do dlouhodobých vztahů se strategickými dodavatelskými partnery. Členové týmu zabývající se obstaráním, který je odpovědný za strategické získávání zdrojů, se zaměřují na kritické dodávky a ponechávají nákup komoditních dodávek dalším členům týmu. Strategický dodavatelský tým uzavírá dlouhodobé smlouvy o dodávkách a spolupracuje s dodavatelskými partnery s cílem snížit náklady, harmonizovat kvalitu a úroveň výroby a podniknout společné projekty pro vývoj produktů.
