Vzestup výpočetní techniky vyústil v revoluční vliv na to, jak se účetnictví provádí. Objemné a manuální knihy a časopisy jsou věcí minulosti. Počítačové účetnictví učinilo celý proces mnohem jednodušší a bezchybnější. Zajímavou vedlejší výhodou je skutečnost, že se účetní také změnilo. Jejich reputace jako introvertů počítácích s fazolemi se zmenšuje, protože dovednosti lidí se stávají důležitějšími než přidávání sloupců čísel.
Fakta
Několik věcí bylo revolucionizováno technologií, jak se provádí účetnictví. V letech minulých a dokonce až do osmdesátých let se termín "hlavní kniha" odvolával na poměrně rozsáhlou knihu, která obsahovala jednu nebo více stránek pro každý účet podniku. Například by se jednalo o nejméně jednu stránku o hotovosti, pohledávkách, splatných účtech, vlastním kapitálu atd.
Dějiny
Záznamy v deníku byly zadány ručně v knize, která byla vlastně nazvána časopisem. Každá položka byla potom zaúčtována nebo převedena na příslušný účet hlavní knihy. Přesnost při vysílání byla velmi důležitá, protože chyba (nebo nesprávně vypočítaná hodnota) mohla vést k hodinám přepočítání. Hledání chyby v účetnictví by mohlo vypadat jako hledání jehly v sena.
Převedení zůstatků hlavní knihy do účetní závěrky bylo také zdlouhavým procesem. Velký podnik může mít 10 hotovostních účtů, jejichž celková částka by se v rozvaze zobrazovala jako "hotovost". Vzhledem k manuálnímu charakteru přípravy účetní závěrky bylo důležité vědět, které položky hlavní knihy byly převedeny do rozvahy a výkazu zisku a ztráty. Příprava daňového přiznání byla obdobně časově náročná a ruční proces.
Změna
Většina z toho, co se stalo, zanechalo, jak se účetnictví provádí, když na scénu nastoupil účetní software. Změna se nestala přes noc, protože první vlna účetního softwaru nechala hodně být žádoucí. Ale pomoc byla určitě na cestě, pokud jde o to, jak se účetnictví provádí mnohem jednodušší proces.
Výhody
Softwarové programy, jako je QuickBooks, dělaly dny ručního vyvážení hlavní knihy jako věc minulosti. Zápisy do deníku by mohly být zadány do účetního softwaru, který vyžadoval kompenzace debetů a kreditů pro každou položku deníku. V důsledku toho bylo mnohem obtížnější vyvážit knihu QuickBooks (nebo jinou počítačovou) hlavní knihu.
Proces přípravy finančních výkazů byl také stále více počítačový. Účetníci již nemuseli nuceně nést každou vyvášenou částku do účetní závěrky a poté nechat je vypisovat znaleckým písařem. Namísto toho QuickBooks a další softwarová řešení tisknou výpisy se zvyšující se efektivitou a rychlostí. Mzdové výdaje, příprava daně z příjmů, příprava na daňové přiznání za rok a zpracování W-2 se staly stále více počítačovými.
Účinky
Technologické změny, které způsobily revoluci v tom, jak se účetnictví dělá, měly podobně revoluční účtování na účetních obecně. Účetníci měli dobrou pověst jako introverti s hustými brýlemi, kteří rádi seděli v rohu a přidali sloupce čísel. QuickBooks a její konkurenti automatizují výpočty, avšak poskytují účetním více času na tlumočení dat a jejich implementaci, aby mohly přijímat inteligentní finanční rozhodnutí. Přestože knihy stále potřebují být udržovány, účetní software umožňuje účetním zaměřit větší pozornost na konzultační a manažerské poradenství než na přidávání sloupců čísel. Lidské dovednosti jsou nyní pro účetnictví více důležité než kdykoli předtím, protože počítačové účetní programy změnily způsob účtování.
