Ať už jste hostitelem firemního ústupu, konvence nebo jiné speciální akce, hostující mluvčí mohou nabídnout vašim posluchačům nové perspektivy a výhody odborných znalostí. Kontrolní seznam může pomoci uspořádat uspořádání tak, aby vše probíhalo hladce. Z hlediska organizace rozdělte kontrolní seznam do oblastí: cestovní, finanční, technologická, adresa a potřeby mluvčích. Hostitel a mluvčí mohou vytvářet kontrolní seznamy v těchto kategoriích, aby zajistili, že událost nebude mít žádné komplikace.
Cestovní přípravy
Hostující mluvčí, ať již placeni nebo dobrovolníci, obvykle musí cestovat do mluvení. To může zahrnovat velké cestovní plány, jako je letenky a hotel, nebo jednoduchá jízda autem. Záleží na hostitelské organizaci. Zjistěte, odkud přichází řečník, jaký druh dopravy bude potřebovat a jaké bude mít přednost při příletu a odjezdu.Dále získáte příslušné informace o mluvčích, jako je datum narození, které je nutné pro některé rezervace. Kontrolní seznam by měl zahrnovat rezervaci rezervací - rezervace hotelu v případě potřeby a zajištění pozemní dopravy, jako je auto. Přidejte poznámku, abyste potvrdili veškerá opatření několik dní před zahájením zakázky. Kontrolní seznamy přednášejících by měly obsahovat informace o hostiteli a potvrzující detaily.
Finanční ujednání
Položky na kontrolním seznamu hostitele by měly obsahovat potvrzení o tom, že byla provedena platba u řečníka. Často se před příjmem vyplácí část reproduktorů jako typ zadržovatele a část po úspěšném dokončení zakázky. Pokud tomu tak je, vytvořte dva položky seznamu, abyste nezapomněli. Finanční kontrolní seznam mluvčího by měl zahrnovat poskytování hostitelů všech důležitých údajů, jako je například adresa nebo číslo účtu pro přímý vklad, a potvrzení, že byla provedena platba.
Technologické potřeby
Mnoho hostujících řečníků využívá technologii jako součást své adresy. Hosté by měli sestavit seznam všeho, co potřebují - včetně notebooků, zpětného projektoru a obrazovky, kabelů, ukazovátka, mikrofonu a tak dále. Hostitel by si měl vyžádat tyto informace a přidat praktické položky, jako napájecí šňůry, záložní přenosné počítače a technickou osobu na ruku, aby řešily jakékoli problémy.
Řeč a materiály
Hostitelské organizace by měly jasně vysvětlit, co hledají od mluvčího. Může se jednat o konkrétní téma, na které se můžete zabývat, nebo praktické podrobnosti, jako je například délka adresy. Vytvořte seznam všech položek a odešlete je reproduktoru. Pro mluvčího by tento kontrolní seznam měl zahrnovat dokončení a úpravu adresy. Mluvčí by měl také zkontrolovat vytvoření duplicitních kopií řeči a podpůrných materiálů, jako je PowerPoint. Hostitel a reproduktor by měli předem spolupracovat, aby zjistili, zda reproduktor poskytne předem kopii adresy, třeba pro médium nebo pro interpretající znakový jazyk.
Péče o reproduktor
Tato část kontrolního seznamu je určena pro hostitele, nikoli pro řečníka. Vášmu reproduktoru by se mělo za tuto událost zacházet jako s VIP. Přiřaďte osobě, aby jednal jako spojovatel a obsluha řečníka a poskytněte řečníkovi kontaktní informace přidělené osoby. V den události se ujistěte, že obslužný personál ví, kde pozdravit reproduktor a poskytne potřebné informace o události a důležitých podrobnostech. Psovod by měl také představit reproduktor důležitým osobám v organizaci. Přidejte do kontrolního seznamu položky, které zajišťují pohodlí reproduktorů během události, jako jsou například lahve s vodou na pódiu. Nakonec přidejte položky seznamu, které vám připomínají poděkování řečníkovi po události - snad ručně psané poznámce nebo květinové uspořádání - a dokončete všechny platby.
