Jak psát poznámky pro vánoční party dobrovolníky

Používání poznámek zaměstnanců k žádosti o dobrovolníky pro plánování kancelářských slavností je dobrým způsobem, jak zapojit mnoho pracovníků a učinit z nich pocit, že jsou součástí kancelářského týmu. Účinné využívání dobrovolníků může vést k událostem, jako jsou vánoční večírky, bez problémů. Poznámky také zajišťují, že zpráva nebo oznámení dosáhnou všech zamýšlených příjemců. Při plánování vánočních večírků a dalších kancelářských akcí si musíte být jisti, že každý, kdo je pozván k účasti, si je vědom data a času.

Položky, které budete potřebovat

Seznam potenciálních dobrovolníků zaměstnanců
Kontaktní informace pro všechny potenciální dobrovolníky
Datum, místo a čas události
Seznam dobrovolnických požadavků na čas a službu

Určete typ vánočních svátků, které vaše kancelář bude mít. Rozhodněte se, zda se událost bude konat v kanceláři nebo mimo její místo. Nastavte rozpočet. Určete počet lidí, kteří budou pozváni, včetně manželů nebo hostů zaměstnanců. Rozhodněte se, zda se alkohol podává a zda budete nabízet bezplatné nápoje nebo hotovost. Uchovávejte podrobný seznam parametrů strany, které by vaše dobrovolníky pomohly při jeho přípravě.

Určete, kolik dobrovolníků zaměstnance budete potřebovat k organizaci a usnadnění této strany. Ve většině případů bude vyžadováno minimálně 10 dobrovolníků, aby pokryly všechny funkce. Vyberte si vedoucího dobrovolníka, který bude dohlížet na ostatní dobrovolnické zaměstnance. Diskutujte detaily o organizaci přímo s vedoucím dobrovolníkem. Ujistěte se, že každý potenciální dobrovolník má čas a schopnost účastnit se před přidělením rolí.

Vytvoření poznámky všem potenciálním dobrovolníkům, které uvádějí, že potřebujete pomoc s kancelářským večírkem. Uveďte jméno zaměstnance, kterého jste vybrali, abyste jednal jako dobrovolnický kontakt. Ujistěte se, že všichni dobrovolníci pochopí, že kromě vás bude k dispozici další osoba, která bude pracovat v logistice organizování strany. Požádejte všechny příjemce, aby se s vámi v průběhu týdne dostali do styku, aby vás informovali, zda mohou dobrovolně. Uchovávejte seznam všech, kteří souhlasili, že vám pomohou.

Pošlete druhou poznámku osobám, které se dobrovolně přihlásily. Přiřaďte úkoly a povinnosti stranám konkrétním osobám nebo malým skupinám. Například umístit jednu skupinu na výběr výběru jídelníčku; druhá skupina zodpovědná za oběžné pozvánky; třetí skupina zodpovědná za ozdoby, party laskavosti a dary. Pokračujte v dělení úkolů, dokud nebudou pokryty všechny aspekty strany. Možná budete muset přihlásit další dobrovolníky, pokud vaše strana je velká, formální nebo složitější než příležitostné setkání v kanceláři.

Ve druhém memoratu oznamuje rozvrh stranických dobrovolnických schůzek, které se organizují a připravují každý týden nebo měsíčně. Naplánujte první schůzku nejméně čtyři až šest měsíců před akcí. To pomůže zajistit, že se nepřehlédne žádný detail a všichni dobrovolníci pochopí své povinnosti a časové závazky. Naplánujte schůzky během firemního času, na místě, ale ujistěte se, že nebudou mít negativní dopad na každodenní práci dobrovolníků. Požádejte všechny dobrovolníky, aby vám oznámili, zda se zúčastní zahajovací schůzky.

Použijte poznámky, abyste pravidelně sledovali všechny dobrovolníky během celého procesu plánování. Uveďte v každé poznámce, o čem bylo projednáno na posledním zasedání, a co bude projednáno na příštím zasedání. Požádejte dobrovolníky, aby komunikovali s celou skupinou, pokud mají nápady, návrhy, otázky nebo obavy, aby si všichni byli plně vědomi toho, jak postupuje plánování.

Před událostí pošlete poznámku všem ve vaší kanceláři nebo firmě a děkujete dobrovolníkům za jejich práci při přípravě na večírek. Tento výraz vděčnosti je pro dobrovolníky důležitý.

Tipy

Používejte tradiční obchodní jazyk při psaní poznámek, a to i pro zábavné akce, jako jsou vánoční večírky. Vyhýbejte se používaním slangových výrazů, hrubosti a diskuzí při psaní poznámek.