Podniky využívají každý den různé formy marketingu a komunikace. Návrh a obsah hlavičkového papíru používaného pro každý typ komunikace jsou často první věcí, kterou vyhlídka na společnost vidí. Ačkoli design a tvořivost mají nekonečné možnosti, společnosti obvykle dodržují čtyři standardní hlavičkové papíry v obchodní komunikaci.
Standardní hlavičkový papír
Standardní hlavičkový papír obvykle odkazuje na entitu jako celek a typicky se používá pro administrativní účely nebo pro účely služeb. Publikum je zpravidla obecné a rozšířené a písmenem může být dokument formuláře, jako je výchozí dopis, oznámení nebo faktura. Standardní hlavičkový papír obvykle obsahuje pouze jméno a adresu společnosti, stejně jako logo nebo vodoznak loga, pokud má společnost jeden.
Specializovaná Hlavičkový papír
Specializovaná hlavičková hlavička se podobá standardnímu hlavičkovému papíru, s výjimkou toho, že obvykle pochází z konkrétního oddělení společnosti, například od účetnictví, právní nebo marketingové. Publikum se může více zajímat o oblast, ze které přijímá komunikaci. Například v maloobchodní společnosti může být publikem skupina dodavatelů pro výrobní oblast společnosti nebo skupinu auditorů pro účetní oblast společnosti. Stejně jako standardní hlavičkový papír obsahuje specializovaný hlavičkový papír název firmy, adresu a logo nebo vodoznak; K dispozici je však odborné oddělení nebo oblast společnosti, stejně jako všechny další obrázky nebo loga, které jsou pro oddělení specifické.
Vlastní hlavičkový papír
Vlastní hlavičkový papír je typicky více subjektově specifický než ostatní typy a obvykle pochází od jedné konkrétní osoby. Tyto hlavičkové papíry se běžně používají pro komunikační účely, jako jsou poznámky nebo prezentace. Používají se také pro externí komunikaci a obecně nejsou určeny k použití na formulářích. S využitím maloobchodního průmyslu jako příkladu může mít správce projektu vlastní hlavičkový papír, který se použije při odesílání externích sdělení nezávislým dodavatelům. Spolu s názvem společnosti, adresou, logem a konkrétní oblastí obsahuje vlastní hlavičkový papír také jméno odesílatele i její obchodní kontaktní údaje.
Výkonná hlava dopisu
Výkonný hlavičkový papír je podobně jako hlavičkový hlavičkový papír v tom, že jeho zamýšlené publikum a předmět je specifický pro jednu osobu nebo problém. Tento konkrétní hlavičkový papír je vyhrazen pro pracovníky na úrovni ředitele nebo vyšší a používá se pro účely od koncových dopisů až po dopisy. Výkonný hlavičkový papír se může také objevit na formulářovém dopisu jednoho konkrétního výkonného ředitele. Například, výkonný může mít mnoho různých formulářů dopisy zaslané pro výchozí účely. I když jsou v přírodě k dispozici, příjemci s větší pravděpodobností vykazují vhodnou odezvu při přijímání komunikace z určité vyšší pozice, na rozdíl od přijímání dopisu formu zaslaného více adresátům na standardní hlavičkový papír. Výkonný hlavičkový papír je formátován podobně jako vlastní hlavičkový papír, ačkoli může zvýraznit název konkrétního odesílatele s odvážnějším nebo větším písmem. Papír je také typicky vyšší kvality.
Návrh a formát
Všechny hlavičkové papíry společnosti by měly být jedinečné v designu, ale měly by být ve standardním formátu. Návrh by měl svým divákům okamžitě ukázat kulturu a ochrannou známku vaší společnosti. Například, pokud má vaše firma specifické barvy, loga nebo slogany, měly by být zahrnuty do všech hlavičkových papírů. Pokud používáte pouze černobílý tisk, vaše logo a slogan by měly být ještě výraznější. Písmo vašeho hlavičkového papíru by mělo vypadat; nicméně by pro čtenáře nemělo být ohromující nebo nečitelné. Vaše hlavičkové papíry by neměly zabírat více než je potřeba.
