Vytváření kontrol a zůstatků je jedním z nejlepších způsobů, jak pomoci podnikům prospět. V podnikovém systému, který využívá kontroly a vyvážení, jsou role lépe definovány. Vytváření kontrol a zůstatků umožňuje implementovat účetní systém, který podporuje oddělení povinností. Provádění kontrol a vyvážení vaší firmy pomáhá identifikovat vnitřní a vnější krádež.
Nákup účetního softwarového systému, pokud již nemáte. Populární účetní softwarový program pro malé firmy je Intuit QuickBooks účetní software. Váš účetní systém by měl být schopen rychle a přesně zaznamenávat a analyzovat data. Účtovací software by měl být jednoduchý a snadno použitelný, ale měl by být schopen rozšiřovat se, jak se vaše firma rozšiřuje.
Vytvoření jasně definovaných rolí pro zaměstnance. Nejdůležitější věcí, která je třeba udělat pro vytvoření kontrol a rovnováhy ve vašem podnikání, je co nejvíce oddělit povinnosti. Osoba zodpovědná za zpracování hotovosti nebo za práci s prodejním zařízením vaší společnosti by neměla být ta samá osoba, která počítá a zaznamenává tržby za den.
Oddělené pohledávky z povinných pohledávek. Nechcete, aby osoba zodpovědná za příjem plateb za faktury a poskytované služby byla tatáž osoba odpovědná za placení odchozích faktur a mzdových listů. Zpracování pohledávek a zálohových účtů zaměnitelnými povinnostmi může vést k závažnému zneužití peněz.
Prodejci by nikdy neměli mít možnost spravovat inventář nebo objednávat materiály od dodavatele. Provádějte kontroly a zůstatky, které činí jednoho zaměstnance odpovědného za nákup materiálu nebo zásob a jiného zaměstnance odpovědného za udržování dokončeného inventáře na optimálních úrovních.
Vytvořte kontroly inventáře, které minimalizují riziko vnitřní krádeže společnosti. Vaše zařízení v místě prodeje by mělo spolupracovat s vaším účetním systémem, aby bylo zajištěno přesné číslo inventáře. Prodej, pokud jde o hotovost, by měl být snadno spojen s inventářem po ruce. Vytváření správných kontrol a vyvážení minimalizuje vystavení vaší společnosti podvodům a jiným zneužíváním.
