Společnosti udržují inventární systémy s využitím pravidelných nebo trvalých inventarizačních systémů. Systém věčného inventáře udržuje vyváženost inventáře v reálném čase. Periodický systém inventarizace pouze aktualizuje zůstatek zásob, když je proveden fyzický počítání. Stálé inventarizační systémy vyžadují, aby se každoročně prováděl fyzický inventář, zatímco pravidelný inventární systém provádí fyzickou inventuru častěji. U obou systémů je rozdíl mezi počtem fyzických zásob a množstvím zaznamenaným v inventářním systému upraven pomocí úpravy zásob.
Fyzický inventář
Úpravy inventáře vyžadují provedení fyzického inventáře tak, aby účetní mohl porovnat stav s bilancí inventáře zaznamenaným v systému. Veškerá činnost musí být ukončena během fyzického inventáře, aby byla zachována celistvost počtu. Zaměstnanci společnosti ručně počítá a zaznamenávají každou jednotku obsaženou ve skladu během fyzické inventury.
Periodické úpravy inventáře
V periodickém inventarizačním systému zaznamená vlastník firmy změnu zásob, když fyzicky započítává inventář. Porovnává současný zůstatek inventáře s inventářem, který právě provedl. Rozdíl se zaznamená jako úprava zásob. Účet pro úpravu inventáře zahrnuje debet na Náklady na prodané zboží, úvěr na nákupy a buď debet nebo úvěr do inventáře. Majitel určuje částku nákupů na základě akumulace nákupů uskutečněných během celého měsíce. Částka zásob je vypočtena na základě rozdílu mezi počtem fyzických zásob a zůstatkem zásob v systému. Pokud částka zásob představuje nárůst zůstatku zásob, účet je odepsán. Pokud částka zásob představuje snížení, účet je připsán. Částka ceny zboží je určena výpočtem čísla požadovaného pro vyvážení položky.
Stálé úpravy inventáře
Ve stávajícím inventarizačním systému ovlivňují nákupní a prodejní transakce zůstatek zásob v okamžiku transakce. Konečný inventář zaznamenaný v systému věčného inventáře by teoreticky měl odpovídat počtu fyzických inventur. Účetní účetní porovná fyzickou inventuru se zůstatkem systému zásob. Účastník zaznamená rozpor jako úpravu zásob. Množství nesrovnalosti je účtováno na Náklady na prodané zboží s druhou částí inventarizace vstupního nabíjení. Pokud počet fyzických inventur vykazuje vyšší vyváženost než inventární systém, účetní debetuje zásoby a úvěry Náklady na prodej zboží. Pokud počet fyzických inventur vykazuje nižší zůstatek než inventární systém, účetní debetuje náklady na prodané zboží a zásoby.
Analýza zásob
Některé úpravy inventáře nastávají v důsledku běžných obchodních aktivit, jako je poškození inventáře nebo chyby v zadávání dat. Účetní musí analyzovat velké úpravy inventáře, aby zjistil, proč dochází k velkým úpravám. Časté chyby při zadávání údajů vyžadují přeškolení nebo restrukturalizační povinnosti. Velké nevysvětlené úpravy inventáře mohou být výsledkem krádeže, což naznačuje, že je třeba zvýšit bezpečnost.
