Vytvoření tabulky sledování pro zaznamenávání úspor nákladů a vyhýbání se nákladům umožňuje vaší organizaci hlásit přesně jak "tvrdé", tak i "měkké" úspory. Těžké úspory jsou v porovnání s předchozím rokem nižší. Měkké úspory jsou méně hmatatelné a mohou zahrnovat vyjednávání o nižším nárůstu nákladů od dodavatele nebo o "bezplatné" školení, které přichází s nárůstem sazeb. Vytvoření tabulky pro sledování úspor je zásadní pro poskytování pobídek osobám odpovědným za nákupy.
Položky, které budete potřebovat
-
Tabulkový program
-
Minulé provozní náklady
-
Smlouvy
Skupinové provozní náklady do logických kategorií. Kategorie mohou být podle typu, například seskupení všech nástrojů dohromady. Je-li více zaměstnanců odpovědných za nákup, hromadné náklady odpovědné osoby.
Zadejte nadpis "Výdaje" v první buňce tabulky. Pod ním zadejte název kategorie a poté v dolních buňkách uveďte názvy výdajů. Opakujte pro každou kategorii.
V dalším sloupci zadejte záhlaví sloupce "Skutečné" a rok. Pod ním zadejte dolary vynaložené v buňce napravo od každého názvu výdajů. Označte další sloupec "Úpravy" a zadejte jakékoliv smluvní zvýšení nebo snížení ve stejném řádku nákladů, na který se vztahuje. Označte další sloupec "Benchmark" a zadejte vzorec pro násobení skutečných částek o jednu plus opravu: (skutečný * (1 + úprava)).
Určete množství položek vyrobených v loňském roce a plánovanou výrobu pro příští rok. V horní části následujícího řádku zadejte "Jednotka". Pro všechny příslušné výdaje, jako jsou materiál a práce, zadejte vzorec, který upraví referenční hodnotu na nové množství: (Benchmark / Quantity Last Year * Quantity this Year).
Zadejte "Skutečné" a aktuální rok v horním řádku dalšího sloupce a ponechte prázdné, dokud nejsou známy skutečné částky výdajů. Nadpis následujícího sloupce "Rozdíl". Pro každý náklad zadejte vzorec, který odečte skutečný výdaj na letošní rok z čísla ve sloupci benchmarku.
Po každé kategorii vložte dvě prázdné čáry. Na prvním řádku zadejte "Mezisoučet". V buňce vedle něj zadejte vzorec, který přidáte všechny výdaje v dané kategorii dohromady a zkopírujte je do všech sloupců v tabulce. Po poslední kategorii zadejte v prvním sloupci a v buňce vedle položky "Celkem" zadejte vzorec pro přidání společných mezisoučků všech kategorií. Zkopírujte to ve všech sloupcích v tabulce.
Zadejte výdaje za podepsání nových smluv nebo za obdržení faktur. Vložte další řádky pro případné nové výdaje nebo zaznamenávejte úspory nákladů.
Tipy
-
Zvyšte vlastnictví celkových nákladů tím, že předem rozhodnete, jak budou úspory odměněny. Klíčová rozhodnutí zahrnují, zda budou zaměstnanci odměňováni z čistých úspor za všechny jejich výdaje a manipulovat s nehmotnými úsporami, které mají dopad na jinou kategorii. Sloupec úprav lze také použít k nastavení cílů. Zadáním požadovaného procenta úspor pro každou kategorii vytvoříte cíle pro každý náklad. Ujistěte se, že jste zahrnovali zlepšení procesu, které vedou k nižším provozním nákladům nebo snížení pracovní doby.
