Ať už provozujete galerii nebo prodáváte své vlastní umění, faktura může být vaše poslední spojení s kupujícím. Výběr formátu, který je koordinován s hlavičkou a podporuje obraz značky, mění vaše faktury na marketingové nástroje, které zanechávají dobrý dojem. Můžete přizpůsobit šablony, které se nacházejí v softwaru pro zpracování textu a vyhrazené fakturace, nebo si můžete vytvořit vlastní. Vaše rozložení by však mělo vést k čistému a snadno čitelnému dokumentu, který seskupuje související informace dohromady.
Vytvořte systémy číslování
Vypracujte systém číslování úloh nebo projektů pro organizaci informací o klientech, sledování výdajů a identifikaci práce zasílané tiskárenům, rámcům a dalším prodejcům jménem vašich klientů. Creative Public doporučuje systém, který obsahuje číslo a stručný popis. Například, 15-003-05-Ceramic-Smith, může být třetí projekt, který jste měl v květnu 2015 pro klienta jménem Smith. V rámci tohoto systému byste v září roku 2015 přiřadili k vašemu 67. projektu projekt 15-067-09-ArtFest.
Vytvoření samostatného systému číslování pro identifikaci faktur. Číslování faktur usnadňuje sestavení daní na konci roku a sledování a poskytuje klientským účetním oddělením potřebná referenční čísla. Vyberte kombinaci ročních čísel, jak navrhuje magazín Smashing Magazine, například 2015015 pro 15. fakturu napsanou v roce 2015 nebo odkaz na klienta plus pořadové číslo pro daného klienta, jako je TA025, pro 25. projekt projektu Time Advertising s vámi.
Přiřazení čísla úlohy a čísla faktury za práci, kterou chcete vyúčtovat.
Připravte položku
Zadejte slovo "FAKTURA" v horní části stránky, pokud šablona ještě nemá.
Seskupte své logo, název galerie / studia nebo jméno a adresu a klíčové kontaktní informace, jako je vaše telefonní číslo, e-mailová adresa a adresa URL webových stránek společně v jedné části.
Zadejte údaje svého klienta včetně názvu společnosti, jména osoby, která zakoupil dílo, jakož i jejich adresu a telefonní čísla.
Zadejte podrobnosti transakce
Zapište jednu část v horní polovině stránky a uveďte datum, číslo faktury, číslo objednávky zákaznické objednávky, pokud je k dispozici a číslo úlohy, které jste přiřadili k dílu
Přidejte splatnou částku a platební podmínky, jako například "Splatné po převzetí" nebo "rámované plátno doručené po obdržení platby", pokud je doručení podmíněno splněním splatné částky.
Popište práva, která klient kupuje - u digitálních děl - například "Pouze jednorázové použití. Všechna práva na tisk a další práva se po 30 dnech vrátí umělci." Právnická firma Stropheus doporučuje poznamenat, že si ponecháte právo na první odmítnutí, pokud by kupující chtěl vaše dílo prodávat.
Uveďte své federální číslo EIN - zaměstnavatele nebo vaše číslo sociálního pojištění, protože galerie, muzea a firemní klienti potřebují tyto informace pro daňové hlášení.
Zadejte možnosti plateb, které nabízíte, jako je šek, PayPal, čtverec nebo kreditní karta, a uveďte všechny podrobnosti o účtu, které klient potřebuje k zaplacení.
Kompletní sekce poplatků
Začněte v této části s výrazem "Služby poskytované následujícím způsobem:".
Popište úkol s dostatečnými podrobnostmi, že popis bude ostatním chápán později. Například namísto "Training Art" napište "10 obrázků pera a inkoustu pro návod k obsluze kolový nakladač".
Mějte na paměti, že struktura poplatků je buď platná nebo hodinová sazba plus odpovídající částka v dolaru. Nezapomeňte uvést počet zúčtovatelných hodin při stanovení ceny za hodinu. Přidejte celkovou částku kreativy pro tuto část.
Uveďte všechny výdaje, o které požádáte o úhradu. Zahrňte dostatek popisu, aby se klient mohl přizpůsobit každé řádkové položce s podpůrnými potvrzeními, které poskytnete. Přidejte celkem pro kategorii výdajů.
Uveďte případné vklady nebo zálohy, které klient provedl.
Uvědomte si celkovou splatnou částku, sníženou o všechny přijaté platby. Kutztownská univerzita v Pensylvánii doporučuje používat čísla a slova, například "Celková splatnost: 750 dolarů." Sedm set padesát dolarů.
Postupujte podle pokynů Freshbooků a přidejte "Děkuji za vaše podnikání!" v dolní části stránky, abyste zvýšili šance na okamžitou platbu.
Tipy
-
Použití jiného čísla než 001 pro první fakturu znamená, že vaše podnikání je více založeno.
Požádejte klienty, aby vás zaplatili pod vaším jménem, pokud nemáte obchodní účet pro vaši firmu nebo účet "Doing Business As" u vaší banky, abyste se vyhnuli problémům s inkasem.
