Pokud plánujete začít podnikat, budete se muset zamyslet nad tím, abyste zřídili kancelář, ze které byste mohli podnikat a spravovat. Z počítačů až po kopírky vyžadují moderní kanceláře několik různých typů zařízení, nábytku a spotřebního materiálu, aby fungovaly efektivně. Kancelářské vybavení spadá do několika kategorií založených na své funkci v kanceláři.
Co je to kancelářské vybavení?
Pojem "kancelářské vybavení" zahrnuje veškeré dlouhodobé majetek, který se používá k provádění administrativních nebo kancelářských úkolů. Takže kategorie jsou velmi široké. Ve skutečnosti je pro účetní a daňové účely často snazší zvážit to, co je z kancelářských zařízení vyloučeno. Především kancelářské potřeby a kancelářský nábytek jsou typicky kategorizovány a sledovány odděleně od kancelářského vybavení. Kancelářské potřeby obsahují materiály, které byste normálně očekávali, že budou spotřebovávat a pravidelněji nahrazovat. Příklady zahrnují položky jako hlavičkový papír a jiné papírenské výrobky, vizitky a podobně. V kancelářském nábytku jsou zahrnuty stoly, stolní židle, posezení pro hosty nebo klienty, stoly a další nábytek.
Počítačové vybavení
Moderní kanceláře investují v podstatě do výpočetní techniky, protože pobyt ve vnitřních i světových souvislostech je obvykle kritickou potřebou. Většina kanceláří bude potřebovat více stolních a přenosných počítačů, stejně jako tiskárny k vytváření tiskových kopií dopisů, smluv a dalších dokumentů. Kanceláře mohou také muset zhotovit papírové kopie dokumentů do digitálních souborů. Pro takové úlohy jsou vyžadovány skenery a kabely pro připojení zařízení k počítači. Mohou být také vyžadovány digitální fotoaparáty, projektory pro prezentace a obrazové tiskárny.
Komunikační zařízení
Obchodní kanceláře se silně spoléhají na schopnost komunikovat s jinými odděleními nebo místy ve stejném podnikání, stejně jako s dalšími podniky, klienty a dodavateli. Telefony také pomáhají vzájemně propojovat kancelářské pracovníky, což pomáhá zvýšit produktivitu tím, že zkracuje dobu chůze a přenáší rychlé zprávy. Interofiské komunikace také pomáhají vytvářet profesionálnější obraz návštěvníků kanceláří.
Zatímco faxové přístroje se používají méně v obchodních kancelářích než v minulosti, některé firmy stále vyžadují jejich použití pro přenos hardwarových dokumentů, které nelze skenovat. To se běžně vyskytuje v kancelářích, které spravují bezpečné, citlivé nebo důvěrné papírové záznamy, jako jsou advokátní kanceláře a zdravotnické kanceláře.
Pokud kancelář vyžaduje značné množství přípravy dokumentů, zejména korespondence, může být obezřetné investovat do diktátového vybavení, aby bylo usnadněno správním asistentům zpracovávat a vytvářet papírové kopie dopisů a dalších diktovaných dokumentů. Jiné komunikační zařízení, které může kancelář potřebovat, zahrnují bezdrátové telefony, záznamníky, sluchátka Bluetooth, mobilní zařízení nebo smartphony, magnetofony, videozáznamy a zobrazovací zařízení a televizory nebo monitorovací monitory.
Obecné kancelářské vybavení
Kanceláře mohou vyžadovat i další vybavení. Skříňové skříně jsou důležité pro uchovávání kopií dokumentů, které musí být uloženy v areálu, a to buď pro úschovu, nebo pro snadnou orientaci. Ze stejného důvodu může ohnivzdorný trezor zajistit cennosti a citlivé originální dokumenty.
Některá zařízení jsou tak všudypřítomná, že téměř všechny kanceláře je budou potřebovat a pravidelně je budou používat. Kopírka například pomáhá kancelářím vytvářet potřebné duplikáty dokumentů, které musí podnik vytvářet pro partnery a klienty, jako je například korespondence a smlouvy nebo smlouvy. Také jsou potřebné drtiče papíru, aby bylo možné bezpečně zlikvidovat citlivé, chráněné nebo jinak důvěrné informace.
Kanceláře mohou také potřebovat další obecná zařízení, jako jsou poštovní schránky pro zpracování odchozí pošty, výrobce štítků pro potřeby ukládání a tabulky pro plánování a strategické zasedání.
