Při psaní zprávy, která má být předložena na schůzi, je třeba dodržovat některé základní pokyny, z nichž většina se pravděpodobně naučíte ve škole. Například musíte být přesvědčeni o účelu vaší zprávy, je třeba se zaměřit na přesně definovanou podtódu a je třeba si uvědomit své publikum.
Předem znáte vzdělávací a pracovní prostředí účastníků setkání. To vám pomůže zjistit, kolik z tématu potřebujete vysvětlit. Představte si například, že sestavujete zprávu o počtu nehod na určitých městských křižovatkách, které budou prezentovány na příštím zasedání Výboru pro dopravu. Pokud tři z pěti členů výboru mají zázemí při vymáhání práva, nebudete muset vysvětlovat fráze, jako je například "navigace po otočení".
Nezapomeňte na radu učitele angličtiny na střední škole: Nesnažte se řešit vesmír. Napište o menším segmentu vašeho hlavního tématu. Zjednodušuje pochopení vaší zprávy. Například "bezpečnost chodců" může být hlavním předmětem zprávy o studii provozu, ale vaše zpráva je omezena na jednu část tohoto předmětu - zlepšení bezpečnosti na dvou křižovatkách.
Ujistěte se, že máte dostatek kontextu v úvodu a závěru. To pomáhá účastníkům setkání pochopit význam vašich návrhů. Například, pokud vaše zpráva doporučuje najímat pomocné policejní důstojníky pracovat na obecním soudu, váš úvod by vysvětlil celorepublikové boje obce na vyrovnání nárůstu přesčasů vyplácených policejním důstojníkům. Závěr by potvrdil, že tento návrh je jen jedním z mnoha, které mohou pomáhat městu připojit díry do svého rozpočtu.
Nechte název zprávy naznačit, zda je schůzka naplánována k řešení problémů nebo k poskytnutí informací.Například pokud manažer zavolá schůzku, aby informoval členy týmu o tom, že tržby za poslední čtvrtletí vzrostly, může být váš titul "Tržby z třetího čtvrtletí: dopad nových služeb zákazníkům".
Zprávy obvykle směřují k ovlivňování něčích jednání. Uveďte zpětnou vazbu, kterou očekáváte - a od koho. Například zpráva školního inspektora o zvýšení skóre studentských testů může doporučit správní radě schválit rozhodnutí, které změní pilotní studijní program na trvalý.
