Požadavek na předkládání návrhů (RFP) je nejdříve ve fázi zadávání veřejných zakázek nebo v procesu získání potřebného zboží nebo služeb. Žádost o předkládání návrhů vyzývá potenciální dodavatele k předložení návrhu na komoditu nebo službu, kterou vaše firma potřebuje. Tato žádost o předkládání návrhů činí získání potřebného zboží nebo služeb systematickou a konkurenceschopnou a umožňuje vaší společnosti zvolit nejlepší řešení mezi kreativními řešeními od několika poskytovatelů.
Popis
Žádost o předkládání návrhů není pouze žádostí o odhad ceny, ale spíše o žádost o podrobnou zprávu, která obsahuje základní informace o společnosti a historii, finanční údaje, technické schopnosti, informace o výrobku a ověřitelné odkazy na zákazníka. Žádost o návrhy obecně obsahuje podrobné popisy požadované položky, projektu nebo služby s cílem získat přesné odpovědi od poskytovatelů. Žádost o podání návrhů obvykle není přístupná veřejnosti, ale místo toho je zaslána dříve schválenému seznamu potenciálních poskytovatelů.
Funkce
Žádost o předkládání návrhů slouží k získání potřebných údajů a údajů, aby byla zajištěna řádná obchodní rozhodnutí pro složité projekty. Prostřednictvím procesu RFP musí podniky konkurovat, aby poskytly nejlepší návrh pro danou komoditu nebo službu, aby získaly zájem kupujícího. To umožňuje kupujícímu prověřit více možností pro nejlepší kombinaci kvality, podmínek a služeb za nejlepší možnou cenu. Žádost o předkládání návrhů se rovněž používá k tomu, aby dodavatelé vybízeli k vytvoření kreativních řešení obchodních problémů prezentovaných v RFP. Vzhledem k tomu, že proces žádosti o návrhy může být dlouhý a vyčerpaný, měl by být použit pouze v případech, kdy je to nutné pro složité projekty.
Výhody
Žádost o předkládání návrhů sděluje vašim zájmům o zadávání veřejných zakázek různým poskytovatelům a vyzývá poskytovatele, aby nabízeli svůj nejlepší produkt nebo službu za nejlepší cenu. Od počátku jsou potenciální poskytovatelé informováni, že proces výběru je vysoce konkurenceschopný. Proces RFP vyžaduje, aby kupující specifikoval, co plánuje koupit, a dodavatele, aby věcně reagovali na požadavek. Prostřednictvím strukturovaného postupu hodnocení a výběru mohou společnosti a organizace prokázat svou objektivitu ve výběrovém řízení.
Nevýhody
Proces RFP má také své nevýhody. Vzhledem k tomu, že žádosti o návrhy vyžadují spoustu úsilí jak ze strany kupujícího, tak od dodavatele, mohou být velmi časově náročné. Čas a úsilí potřebné pro přípravu dokumentů a plánování schůzek mohou způsobit zpoždění. Vzhledem k časovému a obtížnému počtu odpovědí na žádost o předkládání návrhů se mohou některé společnosti rozhodnout, že se nezúčastní. Definování toho, co firma chce koupit, může být obtížné a nejasné požadavky často vedou k neuspokojivým návrhům potenciálních dodavatelů. Návrhy mohou být navíc zdlouhavé a těžké pro nákupní společnost, aby je efektivně vyhodnotila.
Klíčové prvky
Dobře napsaná žádost o návrhy by měla obsahovat několik klíčových prvků. Kromě základních prvků, jako je souhrn podnikání, který má být proveden, popis požadovaných výrobků nebo služeb a podrobné obchodní požadavky, by měly žádosti o návrhy rovněž obsahovat informace pro dodavatele o tom, jak reagovat. Měly by být zahrnuty informace pro dodavatele o tom, jak přistupovat k kupujícímu, postup hodnocení, který má být použit, požadovaný formát návrhu, termín, kritéria výběru, které mají být použity, kontaktní informace a plánovaný časový plán projektu.
