Členové představenstva jsou povinni vykonávat přiměřenou péči v řízení obchodních záležitostí společnosti, a to včetně pobytu nad finančními prostředky organizace. Dělají to pomocí zpráv od pokladníka organizace a dostávají zprávy o rozvrhu, který závisí na nařízeních organizace nebo pokynech ze stávající rady.
Povinnosti představenstva
Správní rada je oficiální orgán, který dohlíží na záležitosti ziskového nebo neziskového podnikání. Správní rada může najímat řídící firmu nebo obchodní ředitele, aby mohla provozovat svou činnost, ale představenstvo stále stanovuje celkové cíle a poslání organizace. Tabule musí být v rámci svých povinností informovány o finanční výkonnosti, počtu členů a aktivitách organizace. Jmenují pokladníka, který dohlíží na finanční prostředky organizace, buď tím, že vede knihy přímo, nebo řídí dodavatele nebo zaměstnance.
Pokladník povinností
Pokladník rady je osoba, která sleduje finanční prostředky organizace. U menších organizací, zejména neziskových organizací, může pokladník uchovávat knihy, dělat vklady, psát šeky a pracovat s daňovým zpracovatelem, aby dělal daně organizace. U větších organizací může pokladník pouze prověřit práci placeného účetního, účetního, výkonného ředitele nebo finančního ředitele. Někteří pokladníci vedou finanční výbor složený z několika členů správní rady nebo jmenovaných členů správní rady.
Požadavky na reportování
Pokladníci předkládají svým správním orgánům pravidelné finanční zprávy. To se často vyskytuje na oficiálních schůzích správních orgánů, které se konají jednou měsíčně nebo čtvrtletně. Zpráva pokladníka je obvykle jedním z prvních pořadů jednání na zasedání správní rady, přičemž správní rada uvažuje o projednání zprávy, pokud je podrobná, nebo přijme shrnutí od pokladníka, pokud tomu tak není. Pokladník každoročně předkládá představenstvu rozpočet na nadcházející rok, zprávu o hospodaření za rok a daňové podání organizace. Pokud je to veřejně obchodovaná společnost, pokladník předkládá informace, které se dostanou do výroční zprávy společnosti.
Obsah zprávy
Pokladní zprávy mohou být jednoduché nebo složité, v závislosti na přání správní rady a potřeba správní rady pro plnění její fiduciární odpovědnosti za řízení záležitostí organizace. Malé organizace by se mohli zeptat pokladníka, aby si přečetl bankovní zůstatek od poslední schůzky a aktuální bankovní zůstatek, což členům správní rady umožňuje požádat o jakékoli významné rozdíly. Větší organizace by mohly požádat o podrobné finanční zprávy, vysvětlení velkých transakcí a projekce pro nadcházející čtvrtletí. Čím více kontroly má správní rada nad svými financemi, tím méně informací může být potřeba na schůzích správní rady. Například, pokud správní rada jmenuje pokladníka, má finanční výbor a najme výkonného ředitele odpovědného za řízení účetního, nemusí mít plná rada důkladné prozkoumání finančních prostředků organizace na každém zasedání.
