Psaní dopisu důstojníkovi může být velmi komplikovaná záležitost. Musíte udeřit jen správný tón úcty, aniž byste omdlel. Kromě toho musíte znát vhodnou pozvánku k použití a ujistit se, že název osoby je správný v písmenu a na obálce. Ne všichni hodnostáři se stejným postavením se zacházejí stejně. Například prezident republiky je oslovován jako "Excelence", zatímco prezident Spojených států je oslovován jako "pan předsedající".
Vyzkoušejte název příjemce. Je to státní senátor, zástupce nebo něco jiného? Nechcete být nesprávné, protože to bude vypadat neinformovaně a snížit důvěryhodnost.
Spusťte písmeno zadáním své adresy, nikoli vaše jméno. Přeskočit řádek a zadejte celý den. Přeskočte další řádek a zadejte oficiální adresu a jeho fyzickou adresu. Například, pokud píšete královně Anglie, píšete: "Její Veličenstvo královna", po níž následuje adresa jejího domova. Od roku 2011 je ústavním monarchou královna Alžběta II. Její jméno je vlastně Elizabeth Alexandra Mary, ale to nikdy není řečeno.
Spusťte pozdrav. Často se to liší od adresy. Například pokud píšete královně Anglie, použijete buď "Madam", nebo "prosím, prosím, Vaše Veličenstvo." Postupujte oběma dvojtečkami.
Zadejte tělo dopisu. Buďte opatrní, abyste si po celou dobu zachovávali úctu. Ať už jste nebo jste předmětem nebo občanem za vlády nebo funkčního období důstojníka, zacházejte s ním s respektem odpovídajícím postavení.
Ukončete písmeno s závěrečným příkazem, který odpovídá názvu hodnostáře. Pro královnu by se měl subjekt podepsat slovy: "Mám tu čest zůstat, madam, nejsměšnější a nejposlouchanější předmět Vašeho Veličenstva", za nímž následuje jeho celé jméno a podpis. Nicméně pro prezidenta Spojených států musíte pouze napsat "Respectfully", za kterým následuje vaše zadané jméno a podpis. Při psaní na bývalého prezidenta postačí "upřímně".
Adresa obálky použijte stejnou formální adresu, která se objeví v písmenu. Například pro bývalého prezidenta Spojených států byste napsali "Ctihodný (jméno)", po kterém bude následovat fyzická adresa. Pro královnu Anglie byste napsali "Jejich Veličenstvo Královnu", následovanou fyzickou adresou.
