Žádný formát faxu neodpovídá žádné situaci. Některé obecné pokyny však pomohou příjemci faxu rychle zjistit informace o faxu. Tyto pokyny také zajistí, že příjemce nebude mít při odesílání faxu žádné potíže a při odesílání se vyhnout problémům.
Udržujte svůj fax v délce 10 až 12 stránek. Mnoho malých kancelářských faxů nemůže zpracovat příliš mnoho stránek najednou. Velké faxy také spojují telefonní linky sdílené s faxovými přístroji. Pokud potřebujete odeslat více než 10 až 12 stránek, rozdělte fax na více šarží. Informujte příjemce, že od vás očekává více než jeden fax.
Upravte okraje stránek nebo velikost písma, abyste získali méně stránek. Nezapomeňte však, že menší velikost písma nemusí být příliš snadná pro čtení a malé okraje mohou vypadat neprofesionálně, jako v životopisu. Použijte alespoň 11bodové písmo.
Psaní faxů ve formátu obchodního dopisu, pokud je to možné. Okraje by měly být jeden palec na levé a pravé straně a jeden a půl palce nahoře a dole, pokud je to možné. Jeden mezerník ve svém písmu, dvojité rozestupy mezi odstavci. Zahrnout datum v horní části a bloky adres pro odesílatele a příjemce před pozváním. Blok adresy odesílatele je první.
Zahrnout titulní stránku s faxem. Na titulní stránce není třeba dodržovat určitý formát rozložení, ale měl by obsahovat jak kontaktní údaje odesílatele, tak příjemce, kolik stránek obsahuje fax a předmětové řádek o tom, jaký je fax. Přidejte několik řádků pro osobní poznámky týkající se faxu. Kontaktní údaje mohou obsahovat jména fyzických osob a firem, jména oddělení, adresy, e-mailové adresy a telefonní čísla. Průvodní dopis by měl být snadno čitelný, aby příjemce mohl rychle najít informace o něm.
Vyhněte se odesílání faxů pomocí grafiky, je-li to možné. Přijmou příliš mnoho času na odeslání a příjem a hodí hodně inkoustu. Také se obecně příliš nezobrazují na faxech kvůli nekvalitnímu tisku.
